汽运公司文件分发管理细则​.doc

汽运公司文件分发管理细则?

一、总则

1.目的：为规范本汽运公司文件分发管理工作，确保文件能够准确、及时、有效地传达至相关人员，提高公司运营效率，加强内部沟通与协作，结合公司实际情况，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于汽运公司全体员工。公司内部生成以及外部接收的各类文件，包括但不限于行政文件、业务文件、合同文件、安全文件等，均按照本细则进行分发管理。

3.基本原则：遵循准确、及时、必威体育官网网址、有效的原则。文件分发应确保信息准确无误，及时传递给需要知晓的人员；严格遵守公司必威体育官网网址制度，保护公司机密信息；保证文件分发有助于公司各项工作的顺利开展，达成工作目标。

4.企业文化体现：在文件分发管理过程中，积极践行公司“高效、诚信、创新、共赢”的企业文化。以高效的分发流程，体现公司对工作效率的追求；以诚信的态度对待文件内容的传递，确保信息真实可靠；鼓励创新的文件分发方式和管理手段，不断提升工作质量；通过合理的文件分发，促进各部门间的协作共赢，共同推动公司发展。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-职责：作为文件分发管理的核心部门，负责公司各类文件的统一接收、登记、分类、编号、分发、归档等工作。对文件分发过程进行全程跟踪和管理，确保文件流转顺畅。同时，制定和完善文件分发管理制度，并监督各部门执行情况。

-教育理念体现：行政部门在工作中注重对员工文件管理知识的培训与教育，秉持“持续学习、共同成长”的教育理念，定期组织文件管理相关培训课程，提高员工对文件重要性的认识以及文件处理能力。

2.各业务部门

-职责：负责本部门内部文件的整理、传递和保管工作。及时接收行政部门分发的文件，并按照要求进行处理和反馈。向行政部门提供需要分发至其他部门或全公司范围的文件，并确保文件内容准确、完整。

-扁平化管理体现：各业务部门在文件传递过程中，减少不必要的层级审批，直接与相关部门进行沟通协作，提高文件处理效率，体现公司扁平化管理模式，打破部门壁垒，促进信息快速流通。

3.信息管理部门

-职责：负责公司文件管理系统的维护和优化，确保系统正常运行，为文件分发提供技术支持。协助行政部门进行电子文件的存储、检索和共享管理，保障电子文件的安全性和完整性。

-社会效益体现：信息管理部门通过提升文件管理的信息化水平，不仅提高了公司内部工作效率，也间接为社会资源的有效利用做出贡献。例如，减少纸质文件的使用，降低对环境的影响，体现公司的社会责任。

三、管理流程

1.文件接收

-外部文件：行政部门指定专人负责接收外部来文，包括信件、传真、电子邮件等。接收人员应及时对文件进行初步检查，确认文件的完整性和准确性，记录来文时间、来源、主题等信息，并填写《文件接收登记表》。

-内部文件：各部门生成的需要分发的文件，应统一提交至行政部门。提交时需确保文件格式规范、内容清晰，并附上《文件提交清单》，注明文件名称、发文部门、发文日期、主送部门、抄送部门等信息。

2.文件登记与分类

-登记：行政部门接收文件后，对所有文件进行详细登记，包括文件编号、名称、来源、日期、密级等信息，录入公司文件管理系统，建立电子台账。

-分类：根据文件的性质、主题、部门等因素进行分类。一般分为行政类、业务类、安全类、财务类等大类别，每个大类别下再细分具体小类，以便于文件的查找和管理。

3.文件编号与盖章

-编号：按照公司统一的文件编号规则，为每份文件赋予唯一的编号。编号应体现文件的类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。

-盖章：对于需要盖章的文件，行政部门应按照公司规定的盖章流程，在文件指定位置加盖相应印章，确保文件的有效性和严肃性。

4.文件分发

-确定分发范围：根据文件的主送、抄送信息以及公司相关规定，行政部门确定文件的分发范围，明确需要接收文件的部门和人员。

-分发方式：采用多种分发方式相结合，包括纸质文件分发、电子文件共享等。对于重要文件或需要签字确认的文件，以纸质形式分发；一般性文件通过公司内部网络平台、电子邮件等方式进行电子分发。分发时应确保文件准确送达接收人，并要求接收人在《文件分发记录表》上签字确认。

5.文件处理与反馈

-接收部门：各部门收到文件后，应及时进行处理。根据文件要求，安排相关人员落实工作任务，并在规定时间内将处理结果反馈给行政部门或文件发起部门。反馈方式可以采用书面报告、邮件回复等形式。

-行政部门：对各部门的文件处理反馈情况进行跟踪和统计，对于逾期未反馈的部门进行提醒和督促。将各部门的反馈信息整理汇总，形成文件处理情况报告，上报公司领导。

四、权利与义务

1.员工权利

-知情