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有限责任公司
票据传递管理办法
第一章总则
第一条目的
为防范票据和遗失风险,规范票据传递流程,明确票据传递过程中相关部门和人员的责任,杜绝出现因工作人员责任心不强给公司造成的和资金损失,并结合公司有关规定,特制定本管理办法。
第二条适用范围
本办法适用于有限责任公司。
第三条释义
是指在购销商品、提供或者接受劳务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证。它是会计核算的原始凭证,也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。
公司所涉及发票主要有增值税专用发票、增值税普通发票、公路与内河货物运输业统一发票、铁路运费发票、税)专用缴款书、装卸劳务专用发票等。
第二章票据传递管理
第四条各类合同执行人或业务经办人(以下简称经办人)系取得、传递票据的第一责任人,合同签订部门或业务经办部门负责人系取得、传递票据的主要负责人。以上人员应认真履行合同,及时取得、登记、传递票据,并办理结算手续。
第五条对于涉及经济业务往来的票据,无论是公司与外部单位之间的票据交接,还是公司内部部门之间或部门内部人员之间进行票据交接,均须履行书面交接程序,交接双方应签字确认,并注明签收日期、票据种类、票据号码、开票日期、开票单位和票据金额等必备要素。
第六条
公司之间采取方式传递的票据,人应及时跟踪传递过程,并通过电话、传真或邮件等形式做好与收件人的收妥确认工作。送票据的同时应将票据交接明细清单,品名处注明内容。收件人应仔细核对,确认票据与清单无误后,于当日将签字后的清单传真给邮寄人。对于具备条件的公司,可考虑安排两人共同和确保票据传递过程的安全。
外部单位以邮寄方式传递票据,公司负责邮件处理的办公室工作人员必须在1个工作日内登记台账,并通知相关人员签收件。如收件人出差、休假或因工作调动不在公司,办公室应通知业务部门负责人授权安排其他人员签收,以免造成票据过期。
第三章票据传递流程
第七条发票传递流程
1、取得供应商提供发票的传递流程
业务部门在签订合同时,应在合同条款中约定货物发票开具和传递的具体时间,以便公司凭有效发票及时抵扣进项税金。
经办人收到供应商提供的发票,应对发票要素进行初审,并在5个工作日内办理审批手续。财务部门审核签收发票,在5个工作日内办理进项发票的认证、抵扣手续,并进行账务处理
财务部门发现因发票要素错误等原因导致进项税不能认证抵
5、由于业务部门发票催办不及时,导致货款支付后发票未能及时取得或无法取得,造成往来账长期挂账不能清理,应纳入业务部门经办人和负责人的月度工资考核,产生的利息损失和税金损失由相关责任人承担。
不及时,纳入销售部门经办人和负责人月度工资考核,产生的利息损失由相关责任人承担。
2015年7月12日
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