汽车销售公司办公耗材管理办法​.doc

汽车销售公司办公耗材管理办法?

一、总则

1.目的

本办法旨在加强汽车销售公司办公耗材的管理，规范办公耗材的采购、使用、库存等环节，降低公司运营成本，提高办公效率，确保公司各项工作的正常开展。同时，契合公司追求高效、节约、环保的企业文化，体现运营效益至上的经营理念。

2.适用范围

本办法适用于汽车销售公司全体员工。涵盖公司总部及各销售门店、售后服务中心等所有办公场所。

3.基本原则

遵循“按需采购、合理使用、节约高效、规范管理”的原则。在满足工作需求的前提下，尽量减少浪费，提高办公耗材的使用效率。同时，注重环保，优先选择环保型办公耗材。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

行政部门作为办公耗材管理的主要负责部门，承担以下职责：

-制定和完善办公耗材管理办法及相关制度，并监督执行。

-根据各部门需求预测，制定办公耗材采购计划，选择合格供应商进行采购。

-负责办公耗材的验收、入库、保管和发放工作，建立详细的库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。

-对办公耗材的使用情况进行监督检查，发现浪费等不合理现象及时制止并提出改进措施。

2.财务部门

-负责审核办公耗材采购预算及费用报销，对办公耗材的采购成本进行控制和核算。

-协助行政部门分析办公耗材的使用成本，提供财务数据支持，为公司的成本控制提供决策依据。

3.各使用部门

-定期向行政部门提交办公耗材需求计划，确保需求准确合理。

-负责本部门办公耗材的使用管理，教育引导员工正确使用办公耗材，杜绝浪费现象。

-配合行政部门做好办公耗材的盘点等相关工作。

三、管理流程

1.需求申报

-各部门每月末根据工作需要，填写《办公耗材需求申报表》，详细列出所需办公耗材的种类、规格、数量等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。

-对于临时性办公耗材需求，使用部门应提前填写《临时办公耗材需求申请表》，说明需求原因和紧急程度，经部门负责人审批后提交行政部门。

2.采购计划制定

行政部门汇总各部门的需求申报信息，结合库存情况，制定月度办公耗材采购计划。采购计划应明确采购的办公耗材种类、数量、预算金额等内容，经行政部门负责人审核、公司分管领导审批后执行。

3.供应商选择与采购

-行政部门建立合格供应商名录，通过招标、询价、比选等方式，从合格供应商中选择性价比高、信誉良好的供应商进行采购。

-采购人员根据审批后的采购计划，与供应商签订采购合同，明确采购的办公耗材名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。

-在采购过程中，采购人员应严格按照公司的采购流程和相关规定进行操作，确保采购行为的合法性和规范性。

4.验收与入库

-办公耗材到货后，行政部门采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。验收内容包括办公耗材的种类、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。

-仓库管理人员核对无误后，填写《办公耗材验收单》，经采购人员、使用部门相关人员签字确认后办理入库手续。对于验收不合格的办公耗材，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商更换或处理。

5.库存管理

-仓库管理人员应按照办公耗材的种类、规格、型号等进行分类存放，建立库存台账，详细记录办公耗材的出入库情况。

-定期对办公耗材库存进行盘点，每月至少盘点一次，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。

-对于积压的办公耗材，行政部门应及时进行清理，通过调剂使用、报废处理等方式，减少库存积压，降低库存成本。

6.发放与使用

-各部门根据工作需要，填写《办公耗材领用申请表》，经部门负责人审批后到仓库领取办公耗材。仓库管理人员按照审批后的申请表进行发放，并在库存台账上记录领用情况。

-员工在使用办公耗材过程中，应严格按照操作规程使用，爱护办公耗材，节约使用纸张、油墨等消耗性材料。对于可重复使用的办公耗材，如文件夹、计算器等，应妥善保管，延长使用寿命。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照公司规定申请领取所需的办公耗材，以满足正常工作需要。

-对于办公耗材的采购、管理等方面存在的问题，员工有权向行政部门提出意见和建议。

2.员工义务

-员工应自觉遵守公司办公耗材管理规定，合理使用办公耗材，杜绝浪费行为。

-积极配合行政部门做好办公耗材的需求申报、领用登记等工作。

-妥善保管所领用的办公耗材，不得随意丢弃、损坏或挪作他用。

3.部门权利

-各部门有权根据工作实际情况，合理申报办公耗材需求计划，并对行政部门的办公耗材管理工作进行监督。

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