档案馆藏环境温湿度监控制度.doc

档案馆藏环境温湿度监控制度

一、总则

1.目的

本制度旨在通过对档案馆藏环境温湿度进行有效监控和调控，确保档案资料处于适宜的保存环境，最大程度地延长档案的寿命，保证档案信息的完整性和可用性，同时体现本档案馆“以档案保护为核心，以客户服务为宗旨”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及进入档案馆涉及相关操作的客户。

3.基本原则

遵循科学、严谨、规范的原则，运用先进的技术设备和管理方法，实时监控并合理调节馆藏环境温湿度，在追求运营效益的同时，注重安全生产和人文关怀，为员工创造良好的工作环境，为客户提供优质的服务体验。

二、组织架构与职责划分

1.监控管理小组

设立专门的档案馆藏环境温湿度监控管理小组，由馆长担任组长，技术部门负责人、档案保管部门负责人等为成员。负责整体的管理决策、资源调配以及重大问题的处理，体现扁平化管理模式，减少决策层级，提高管理效率。

2.技术部门

负责温湿度监控设备的选型、安装、调试、维护和更新工作，确保设备的正常运行和数据的准确采集。定期对设备进行检查和校准，及时处理设备故障，保障监控系统的可靠性，以支持运营效益的提升。

3.档案保管部门

安排专人负责实时查看温湿度监控数据，根据数据变化及时采取相应的调控措施。如发现温湿度异常，及时通知技术部门进行排查，并做好记录工作，这是保障档案安全的直接责任部门，关乎安全生产。

4.行政部门

负责协调各部门之间的工作，提供必要的后勤支持，如物资采购、人员培训等。同时关注员工在执行温湿度监控工作中的需求，体现人文关怀，确保工作的顺利开展。

三、管理流程

1.设备安装与调试

技术部门根据档案馆的布局和实际需求，合理选择温湿度监控设备的安装位置，确保能够全面、准确地反映馆藏环境的温湿度情况。设备安装完成后，进行严格的调试和校准工作，保证设备正常运行并采集准确数据。

2.数据采集与记录

档案保管部门指定专人按照规定的时间间隔（每小时一次）查看并记录温湿度监控数据，形成详细的工作日志。数据记录应包括时间、温湿度具体数值、设备运行状态等信息，确保数据的完整性和可追溯性。

3.数据分析与预警

技术部门定期对采集到的温湿度数据进行分析，绘制温湿度变化曲线，观察数据的波动趋势。设定合理的温湿度预警阈值（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%），当数据超出阈值时，监控系统自动发出预警信息，通知档案保管部门和技术部门相关人员。

4.调控措施实施

档案保管部门在接到预警信息后，立即采取相应的调控措施。如温度过高，开启空调制冷系统；湿度过大，启动除湿设备等。同时记录调控措施的实施时间、效果等信息，以便后续分析总结。

5.设备维护与保养

技术部门制定详细的设备维护保养计划，定期对温湿度监控设备进行清洁、检查和维护。每季度进行一次全面的设备检修，及时更换老化或损坏的零部件，确保设备始终处于良好的运行状态，这对运营效益和档案长期安全保存至关重要。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权获得与温湿度监控工作相关的培训，以提升自身的专业技能和操作水平。在工作过程中，如发现设备故障或存在安全隐患，有权及时向上级汇报并提出合理的改进建议。同时，员工享有因工作需要使用相关设备和资源的权利，行政部门应提供必要的支持。

2.员工义务

全体员工有义务遵守本制度的各项规定，积极配合温湿度监控工作的开展。档案保管部门员工要认真履行数据查看和记录职责，不得漏记、错记数据；技术部门员工要确保设备的正常运行，及时处理故障；其他部门员工要在各自职责范围内提供协助。

3.客户权利

客户有权了解档案馆藏环境温湿度的基本情况，在查阅档案资料时，如发现环境可能对档案造成影响，有权向档案馆工作人员提出疑问和建议。

4.客户义务

客户进入档案馆后，应遵守档案馆的相关规定，不得随意触碰温湿度监控设备和调控设施，以免影响正常工作。

五、监督与奖惩机制

1.内部监督

监控管理小组定期对温湿度监控工作进行检查和评估，包括数据记录的准确性、调控措施的及时性、设备维护的有效性等方面。行政部门负责监督各部门之间的协作情况，确保工作流程的顺畅执行。

2.外部监督

接受档案管理行业主管部门、相关专业机构以及客户的监督。积极听取各方的意见和建议，不断改进温湿度监控工作。

3.奖励机制

对在温湿度监控工作中表现突出的员工，如及时发现并解决重大设备故障、提出创新性的调控措施且取得良好效果等，给予表彰和奖励，包括物质奖励和精神奖励，如奖金、荣誉证书等，纳入绩效考核体系，以激励员工积极工作。

4.惩罚机制

对违反本制度规定的员工，视情节轻重给予相应的处罚。如因工作失误导致数据记录错误或漏记，影响温湿度调控工作的，进行批评教育并要求立即改正；因故意违规操作造成设备损坏或档案受损的，