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文件名：

行政与后勤管理政策

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-078

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司行政与后勤管理工作，明确各环节职责与流程，提高行政效率，合理配置与使用公司资源，确保为公司各项经营活动提供及时、有效的后勤保障，特制定本政策。

2.0适用范围(Scope)

本政策适用于公司所有部门及全体员工，涵盖办公环境管理、办公用品管理、固定资产管理、车辆管理、食堂与宿舍管理等所有行政与后勤相关活动。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

行政资产：指不直接参与生产经营过程，为公司日常办公和管理活动提供服务的资产，如办公家具、电脑、打印机等。

后勤服务：指为保障公司正常运营和员工工作生活而提供的支持性服务，包括但不限于餐饮、安保、保洁、车辆保障等。

办公用品：指公司在日常工作中消耗的各类物料，如文具、纸张、墨盒等低值易耗品。

4.0职责(Responsibilities)

行政部：作为本政策的主要执行与监督部门，负责统筹规划、组织实施和持续改进所有行政与后勤管理工作。

财务部：负责行政与后勤相关预算的审核、采购费用的支付、固定资产的账务处理与盘点监督。

各业务部门：作为资源使用部门，负责遵守本政策规定，提出合理需求，妥善保管和使用所分配的办公设备与资产，并配合行政部的管理工作。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

需求申请与提交

各需求部门

《办公用品申购单》或《固定资产申购单》

5.2

需求审批

行政部/财务部/管理层

经审批的申购单

5.3

采购与实施

行政部

《采购订单》/合同

5.4

验收、入库与登记

行政部/需求部门

《物品入库验收单》、《固定资产登记卡》

5.5

发放与领用

行政部

《物品领用登记表》

5.6

资产维护与报废

行政部/使用部门

《资产维修记录》/《固定资产报废申请单》

详细工作程序描述

5.1需求申请与提交

需求部门根据实际工作需要，填写相应的申购单，详细说明所需物品的规格、数量、用途及期望交付日期。申购单需由部门负责人签字确认。

5.2需求审批

行政部对需求的合理性进行初审。根据申购金额和资产类别，按公司授权规定，将申购单提交至相应的审批权限人（如部门总监、财务部、总经理）进行审批。

5.3采购与实施

审批通过后，行政部根据《采购控制程序》选择合格供应商，进行询价、比价、议价，并签订采购订单或合同。采购过程需确保性价比和交付周期。

5.4验收、入库与登记

物品到货后，行政部会同需求部门或使用人共同进行验收，核对品名、规格、数量和质量是否与订单一致。验收合格后，办理入库手续。对于固定资产，需立即填写《固定资产登记卡》，建立资产档案。

5.5发放与领用

需求部门凭已审批的申购单到仓库办理领用手续。仓管员根据申购单发放物品，并要求领用人在《物品领用登记表》上签字确认。遵循“先进先出”原则发放办公用品。

5.6资产维护与报废

使用部门负责日常保管与维护所用资产。如需维修，向行政部提出申请。对于达到使用年限或无法修复的资产，由使用部门提出报废申请，经行政部和财务部鉴定、审批后，进行处置。

6.0支持性文件/相关文件

《质量手册》

《采购控制程序》

《固定资产管理程序》

《相关方财产控制程序》

国家关于资产管理、消防安全等相关法律法规

7.0记录与表单

《办公用品申购单》

《固定资产申购单》

《物品入库验收单》

《物品领用登记表》

《固定资产登记卡》

《固定资产报废申请单》

《车辆使用申请单》

8.0附件

无