行政办公设备采购合同管理规定​.doc

行政办公设备采购合同管理规定?

行政办公设备采购合同管理规定

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆行政办公设备采购合同的管理，规范采购合同的签订、履行、变更与解除等行为，防范合同风险，保障宾馆的合法权益，提高采购工作的效率和质量，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本宾馆行政办公设备采购合同的管理活动，包括但不限于电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等各类行政办公设备的采购合同。

3.管理原则

-合法性原则：采购合同的签订和履行必须符合国家法律法规的规定。

-公平公正原则：在合同签订和管理过程中，应确保公平公正，维护宾馆和供应商的合法权益。

-效益原则：注重合同管理的效益，降低采购成本，提高设备的使用效率。

-全过程管理原则：对采购合同从签订前的准备、签订、履行到终止的全过程进行有效管理。

二、合同签订管理

1.采购申请与审批

-需求提出：宾馆各部门根据工作需要，提出行政办公设备采购申请，填写《行政办公设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等信息。

-部门审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签署审核意见后提交至行政部门。

-行政部门审核：行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合宾馆的预算安排、现有设备状况等因素，综合评估采购需求的合理性，并提出审核意见。对于金额较大或涉及重要设备的采购申请，行政部门应组织相关人员进行论证。

-领导审批：经过行政部门审核后的采购申请，根据宾馆的审批权限规定，提交至相应的领导进行审批。审批通过后，行政部门方可开展采购活动。

2.供应商选择与评估

-供应商信息收集：行政部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商信息库。信息库内容应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。

-供应商初步筛选：根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合基本要求的供应商，对其进行初步考察。考察内容包括供应商的资质证书、生产能力、经营状况、信誉等方面。

-实地考察：对于重要设备或采购金额较大的项目，行政部门应组织相关人员对供应商进行实地考察。实地考察主要了解供应商的生产现场管理、设备工艺水平、质量控制体系、售后服务能力等实际情况。考察结束后，考察人员应提交《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。

-供应商评估：行政部门组织相关部门（如财务部门、使用部门等）对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。

3.采购谈判与合同起草

-谈判小组组建：对于重大采购项目，行政部门应组建采购谈判小组。谈判小组由行政部门负责人、使用部门代表、财务人员、法务人员等组成，负责与供应商进行采购谈判。

-谈判准备：谈判小组在谈判前应充分了解采购项目的相关信息，包括市场价格、技术要求、供应商情况等，制定详细的谈判方案，明确谈判目标、策略和底线。

-谈判过程：谈判小组与供应商就采购设备的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行充分协商和谈判。谈判过程中应做好记录，形成《采购谈判记录》。

-合同起草：根据谈判结果，由行政部门或法务人员负责起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货地点、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等条款。合同条款应清晰、准确、完整，避免产生歧义。

4.合同审核与签订

-内部审核：合同起草完成后，行政部门应组织相关部门对合同进行内部审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性，以及是否符合宾馆的利益和采购需求等。各部门应在规定时间内提出审核意见，行政部门对审核意见进行汇总和整理，并根据意见对合同进行修改完善。

-法务审核：对于重大采购合同或涉及法律风险较高的合同，应提交至宾馆的法务部门进行审核。法务部门从法律专业角度对合同的合法性、有效性、风险防范等方面进行审查，并出具《法务审核意见书》。行政部门根据法务审核意见对合同进行进一步修改。

-领导审批：经过内部审核和法务审核后的合同，根据宾馆的审批权限规定，提交至相应的领导进行审批。领导审批通过后，合同方可签订。

-合同签订：合同由宾馆法定代表人或其授权代表与供应商代表签订。签订合同时，双方应确保合同文本的一致性，并加盖双方单位的公章或合同专用章。合同签订后，行政部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各