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公司国际商务谈判备忘录 发文人：总经理办公室 收文人：公共关系部 地址：本公司 发文日期： 年 月 日 主题：提前做好合理的安排和计划 内容：公司拟定 年 月 日至 月 日，由总经理带队组团赴美国、巴西、澳大利亚、新西兰等四国进行贸易签约活动，请你部做好如下准备工作。 一、准备工作的内容 1.团组在出发前与接待单位的咨询顾问进行交流，明确出访的主要目的、天数和人数、希望拜访的行业和相关的单位。 2.接待单位根据团组要求做好建议性计划。 3.商务活动日程要尽量避开公众假期。例如：国庆节、复活节、英国女王诞辰、圣诞节等等，也必须避开周末。重要运动赛事、庆典、文化活动与学校假期时，许多酒店住房紧张订房困难。例如：正式访问澳大利亚的学校，除以上注意事项外，还需要避开寒假两周（7、8 月之间）、暑假六周（12月中旬至次年 1月底之间）、一年两次的同学季假，上半年约在复活节四月左右，下半年约在 9、10月之间。 二、获取相关机构邀请信 团组出示正式的询问函，提供以下内容。 1. 表明来访的诚意。 2.说明代表团到访的目的、性质、单位背景、成员专业等资料。 3.注明团员的名单，内容包括中文姓名、汉语拼音姓名、职称级别、单位名称、性别、生日、护照号码等资料。 说明预计在境外各国停留的时间和预定到达的日期. 三、考察的行程安排 取得签证并确定航班以后.接待单位与团组负责人员共同确定最后实施的行程计划. 四、商务活动安排 公务安排需提前确定. 五、商务翻译 持牌的专业随团翻译、公务活动口译、会议同声口译等，需要提前安排。 总经理办公室