外购检验进度异常反应单oa作业上线前操作讲解.ppt

外購檢驗進度異常反應單 OA 作業上線前操作講解 主持人： XXX XX 講解人：應用四組 陳彥宇 (400-7578) 92.00.00 講解大綱 一、作業目的 二、作業範圍 三、作業流程介紹 四、使用前注意事項 五、操作畫面介紹 六、操作流程簡介 七、錯誤訊息Ｑ＆Ａ 一、作業目的 為使檢驗部門即時了解外購材料之檢驗進度，針 對未於規定期限內完成檢驗之外購案件，由電腦 產生「外購檢驗進度異常反應單」，並由 NOTES 傳 送通知檢驗部門，以簡化每日列印本單及內部寄 送作業，加速處理時效。 二、作業範圍 ?資材課輸入收料資料後，若檢驗部門未於規定期 限內輸入檢驗完成日時，即產生「外購檢驗進度 異常反應單」之訊息通知檢驗部門處理。 ?檢驗部門處理完成後，應以「外購檢驗進度異常 反應單」表單螢幕輸入修訂後之預定完成日。 三、作業流程介紹 MIS 外購檢驗 進度異常文 件檔 完成 有經辦人員 ? NOTES 傳簽 文件 交辦 呈核 表單有固 定經辦 ? 經辦 人員 部門 主管 其他主 管核簽 否 否 是 是 四、注意事項 1. 經辦人須將表單中每一檢驗項目之“擬展延預完日”輸 入完畢後，才可將表單呈核主管；否則，系統將發出錯 誤訊息，並禁止表單傳送。 2. 經辦人輸入之“擬展延預完日”不可小於今日。（例 如︰今日為 2003/02/20 ，則輸入之日期最小為 2003/02/20 ） 3. 表單中每一檢驗項目皆有“處理說明”欄位，供經辦人 輸入異常原因及處理方式。 4. 經辦人及核簽人員於收到本單三日內，須將表單處理完 成並呈核上一層主管，否則系統將自動發出催辦訊息。 若第一次催辦後仍未處理，則系統每隔兩日會發出催辦 訊息；第三次催辦以後，系統將同時通知上一層主管協 五、操作畫面介紹 1. 個人待核簽查詢畫面 系統預設之資料庫啟始 畫面，提醒使用這尚有 哪些異常文件未處理！ 2. 依經辦部門查詢畫面 可輸入公司 + 部門代號 查詢部門內有幾份異常 文件待處理。 3. 依待核簽者查詢畫面 1. 可輸入姓名查詢經辦人有哪些 異常文件待處理。 2. 若檢驗經辦姓名後出現 * 號則表 示此文件找不到經辦人，交由部 門主管交辦， * 號前之姓名為交 辦主管姓名；當文件由經辦人處 理完後，顯示之姓名即更改為經 辦人之姓名。 4. 依檢驗單編號查詢畫面 可輸入檢驗單編號查詢 文件目前之處理情形。 5. 催辦三次未處理查詢畫面 催辦次數超過四次以上之 文件會顯示在此畫面。 6. 核簽完成文件查詢畫面 核簽完成之文件於核簽完 半年內會出現於此畫面。 7. 歷史文件查詢畫面 核簽完超過半年之核簽完成 之文件可於此畫面查詢。 六、操作流程簡介 假設表單流程由 001 高專交辦案件開始 1 2 3 注意！！！ 選取之日期不可小於今日 點選 供經辦人輸入逾期原因 及處理方式！ 表單中所有“擬展延預完日”輸入 完畢後即可按【呈核】鈕呈核主管！ 第一位主管若須將文件呈 核其他上級主管，則必須 挑選核簽流程。