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信息时代基于多媒体技术高校档案管理模式研究 　　摘要：本文从高校档案管理现状，提出从部门立卷、实物展示、档案宣传、开放利用等方面对档案管理模式进行改革和研究。并对研究的学术价值、社会影响及在研究中出现的问题进行了透彻的分析。 　　关键词：档案管理；部门立卷；实物展示；档案宣传；开放利用 　　中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 06-0171-01 　　 　　一、研究目的和意义 　　国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）中规定“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管（第三章档案管理中第二十一条）”、“高校档案机构的管理职责是……编制检索工具，编研、出版???案史料，开发档案信息资源……组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作……利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能……(第二章机构设置与人员配备第八条)”。 　　要达到上述规定要求，传统的档案管理技术与模式已经呈现出很大局限性，不能充分适应当今时代档案管理人员对信息的展示、处理、查询、维护等信息管理习惯和公众接受信息的习惯。纵观目前各大高校档案馆或档案室，在部门立卷、实物展示、档案宣传、开放利用等方面，多媒体管理技术或者难觅踪迹，或者仅起到少部分展示功能，这完全与信息时代不相匹配。随着信息化技术的飞速发展，档案信息越来越多地涵盖了更多内容，由原来单一的文字之外，还包含了图像、声音、视频等多媒体信息。但是，纵观各大高校档案馆或档案室，对多媒体技术的应用仍然主要停留在对多媒体档案的初步采集上，尚缺乏更深层次的应用。因此，在档案管理中如何充分利用多媒体技术，使档案管理利用进入到更高层次的发展阶段是高等院校的迫切任务。 　　二、研究计划和主要内容 　　（一）研究计划：整个实施过程计划经历三个相互衔接而又交叉进行的阶段：通过调研分析、理论探索，确定研究目标和内容，规划和设计信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段；在高校档案管理实践中检验并不断改进管理模式阶段；项目总结及形成基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段。具体实施计划如下：1.项目的规划和设计阶段。主要进行项目的总体规划与设计；调研分析我国各高校档案管理工作的现状、存在的问题，梳理、总结已有的工作经验；初步规划和设计基于多媒体技术的高校档案管理工作模式等。2.高校档案管理工作模式实践、评价和完善阶段。主要完成高校档案管理工作模式的实践；高校档案管理工作模式形成性评价与改进；高校档案管理工作模式的总结性评价与修订。3.确立高校档案管理工作模式和项目总结阶段。主要进行总结项目研究取得的经验和成果，形成项目研究报告；形成有推广价值的高校档案管理工作模式。 　　（二）研究的主要内容：主要归纳为以下四个方面。 　　1.部门立卷。在当前的部门立卷工作中，各大高校普遍使用培训班或者说明书的方式。但是，无论采用哪一种培训方式，效果都不佳。因此，利用多媒体技术制作视频向导软件开展培训，能有效地解决以上问题，提高工作效率。多媒体技术制作视频向导软件，能快速指导档案员进行文件的立卷，能达到一定的效果。步骤如下：(1)制作：利用摄像机将各种类别的立卷过程分别拍成多媒体视频。再利用多媒体后期制作软件premiere或edius、after effects进行后期处理制作成美观大方，简洁方便的视频软件，若视频内容较多，可借助于office软件中的powpoint进行各视频内容链接，生成.exe文件，实现点播。同时，在制作视频时，可将符合立卷要求的与不符合要求的操作进行对比示范，加深档案员的印象，能在一定范围内提高归档的质量。(2)使用：利用校园网，将多媒体视频档案向导挂接到校园网上，无需安装其它播放软件，也可使校内人员观看。这样使用起来十分的简单方便。另外，利用多媒体QQ群，在线交流交答疑，可提高档案员归档的效率和质量。2.实物展示。目前，由于实物档案的载体各有不同，形状不一，很多档案馆(室)都没有充裕的空间和足够的装具来陈列，不得不将实物档案放之高阁，导致实物档案的利用率不高。针对这种情况，可利用多媒体技术用音频、视频等多媒体的表现形式，展示各种实物档案及其背景信息。同时，通过网络，利用者可以简易地了解到整个实物档案库存的信息，为利用者提供便利。3.档案宣传。高校档案是学校历史发展的见证[1]。是学校管理与教学的真实历史记录，是丰富的资源库。一般来说，现在各高校档案管理都进入了信息化；也使用了档案管理软件。或此软件是网络版的，不仅仅档案员可查看，其它校内教师或工作人员也可查看。但是查看的内