第14讲 面沟通 吉大_图文文库.pptVIP

在这种信函中，你不得不拒绝某人或某事，或者提出批评而非表扬。 主要目的是告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者自己有良好的形象和信誉。 包括否定信、拒绝信、纪律警告 负面性信函 负面性信函的基本结构： 缓冲语开头； 令人信服的理由； 明确而婉转的陈述； 有益的、友好的、积极的结尾。 负面性信函 缓冲语可以包括以下几种： 表示谢意，即对顾客购买产品或关注你的公司表示谢意； 表示赞扬，即对顾客以某种正常渠道或理智的态度反映公司存在的问题表示赞赏； 表示同意，即有可能的话，对顾客提出的有关意见加以肯定； 表示理解，即对顾客对产品、服务及公司的抱怨表示理解。 负面性信函 负面性信函举例 尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是，今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年9月8日 劝说性信函的种类 催款函 业绩评估 推荐信 建议书 劝说性信函 劝说性信函需要推销某个观点、某种产品、某项服务，努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做出你所希望他们做的事情，同意要求，采纳建议，购买产品，接受服务等。 劝说性信函 基本结构为： 吸引注意力； 激发兴趣； 阐明益处； 明确行动步骤； 友善结尾。 友情提醒 尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存折中备足存款，并与7日后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧时间不足余款，以免引起不必要的麻烦。 谢谢合作！ 联系电话：******* 昆山市供电公司电费组 2009年9月1日 劝说性信函 商务信函的标准 清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系 有效书面沟通的策略 语气的正确运用 克服书面沟通的心理障碍 对不同个体进行分析 商务写作的语气 专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微 克服写作的心理障碍 心理学家·罗布特·博爱斯: 积极参与公司或社区的活动 掌握尽可能多的写作技巧 对自己要有信心 多与其他人就写作问题进行交流 对不同个体进行分析： 内向型（先阅读后表态） 外向型（边听汇报边思考） 知觉型（关注细节陈述） 直觉型（选轮廓后细节） 谨慎型（注重观点的周密型） 果断型（注重观点的周密性） 情感型（中情感性内容） 理智型（重逻辑性描述） 分析个性特点 内向型 先思考再发言,书面形式给他们以充分思考的时间 外向型 总是边干边想,需要他人的鼓励.他们好说,不好写 知觉型 结论过程是逐步的,总想高清楚为什么有些事重要,但更相信自己的经验而不是别人的看法.这类人对事实把握得好,同时希望周围的人和他们一样 直觉型 善于解决问题,勇于创新,对细节不屑顾及 理智型 依据逻辑和抽象规律作决定,对于情感因素往往不以为然 感情型 深知自身和他人的感觉,所以他们极富同情心,喜欢和谐 谨慎型 总要确定所有的选择已经考虑过了,所以下结论是很拖拉 果断型 喜欢快速决策.一个结论后马上转入另一个主题 运用的策略 内向型(备忘录,予以足够的时间考虑) 外向型(非正式场合口头表达观点) 知觉型(准确而有条理地摆出观点) 直觉型(先整体轮廓,再强调细节) 理智型(逻辑而非情感说服,强调公平之处) 感情型(既能满足情感需求，又能为公司创收) 谨慎型(阐明周到的考虑,询问决策日期) 果断型(流利而快速表达观点) 练习：