02记录控制程序 3页.docVIP

记录控制程序 1、目的 2、范围 3、职责 3.1负责本公司记录的归口管理； 3.2各部门负责本部门记录格式的设计及记录的收集、整理、保管。 4、工作程序 4.1记录的格式 4.1.1各部门的记录格式，由各部门负责人组织设计和审批，样表报备案。 4.1.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式的修改，执行《文件控制程序》。 4.1.3建立并保持本公司的《记录清单》及样表，各部门建立并保持本部门的《记录清单》，在记录发生增减时，应及时更新《记录清单》。 4.2记录的编号 4.3记录的填写 4.3.1记录填写要及时．真实．内容完整．字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应；有关栏目不允许空白，记录必须有签名。 4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签名和注明日期。 4.4记录的管理 4.4.1记录由生成部门负责收集分类、编目、整理归档，以便于检索和查阅；4.4.2记录的保存期限依据记录的类型和使用价值做出规定，并在《记录清单》上予以明确。 4.5记录的保存和保护 4.5.1各部门按规定的保存期限保存记录；保管环境要做到通风．干燥，防火、防潮、防鼠咬、虫蛀，防止丢失破损；计算机软件的记录应进行备份。 4.5.2 要根据情况适时检查各部门记录的使用、保管情况。4.5.3 来自供方的记录应存入其档案，相关人员要妥善保管。 4.6记录借阅和复制 4.7记录的销毁处理 /记录销毁申请单》，由管理者代表签字同意后销毁。 5、相关 6、记录 《文件/记录销毁申请单》记录控制流程图 责任部门/人 流 程 说 明 综合部及各部门 同上 综合部 各部门 各部门 各部门 各部门 各部门 综合部 同上 记录格式的设计、编号按文件控制的要求求执行； 考虑法规、顾客要求、经销商实际等要求； 可与文件同时发放； 准确、完整、及时、清晰，不许擅自涂改； 考虑检索方便； 防损、防丢等，注意电子记录的管理； 根据保存期限规定，过期销毁。 X X X X 有限公司 编 号： 记录控制程序 版本/修订状态： 第 3 页 共 3 页 编制记录格式 建立记录清单 规定保存期限 是否到期 销毁审批 归档标识 格式发放使用 记录填写 贮存、保管 销毁 定期收集、汇总 检索 文件控制程序 标识 Y N