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质量管理文件管理程序 文 件 名 质量管理文件管理程序 编号 GX-CX-01-00 起草人： 王军 审核人： 张德胜 执行日期： 2011-12-15 起草部门： 质管部 批准人： 白晓香 变更记录： 起草日期： 2011-11-2 批准日期： 2011-11-8 变更原因、目的： 目的：对质量活动进行预防、控制和改进，确保公司所经营诊断试剂安全有效和质量管理体系正常有效地运行，规范质量管理文件的起草、审核、批准、执行、存档等操作程序。 适用范围：适用于企业经营质量管理过程中的质量管理制度、操作程序等文件。 责任：质量管理人员对本程序的实施负责。 内容： 1 文件的起草： 1.1 文件应由主要使用人员依据有关规定和实际工作的需要，填写《文件编制申请及批准表》，提出起草申请，报质量管理人员。 1.2 质量管理人员接到《文件编制申请及批准表》后，应对文件的题目进行审核，并确定文件编号，然后指定有关人员起草。 1.3 文件一般应由主要使用人员起草，如有特殊情况可指定熟悉法律法规、药品经营质量管理和企业实际情况的人员起草。 1.4 文件应有统一的格式：文件名称、编号、起草人、起草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期、生效日期、颁发人员、分发人员、目的、依据、适用范围和内容。 1.5文件编号规则： 1.5.1 形式：企业代码－文件类别代码－顺序号－修订号 1.5.2 企业代码：由本企业名称的第一个拼音大写代表。 1.5.3 文件类别代码：质量管理制度（代码为ZD）；岗位职责（代码为ZZ）；操作程序（代码为CX）；记录（代码为JL） 1.5.4 顺序号按文件类别分别用2位阿拉伯数字，从“01”开始顺序编号。 1.5.5 修订号由“00”开始编号。 1.6 文件起草时应依据文件的合法性、实用性、合理性、指令性、可操作性、可检查考核性等六个方面进行制定。 2 文件的审核和批准： 2.1 质量管理人员对已经起草的文件进行审核。 2.2 审核的要点： 2.2.1 是否与现行的法律法规相矛盾。 2.2.2 是否与企业实际相符合。 2.2.3 是否与企业的现行的文件相矛盾。 2.2.4 文件的意思是否表达完整。 2.2.5 文件的语句是否通畅。 2.2.6 文件是否有错别字。 2.3 文件审核结束后，交企业负责人批准签发，并确定生效日期。 2.4 文件签发后，质量管理人员应组织相关岗位人员学习，并于文件制定的日期统一执行，质量管理人员负责指导和监督。 3 文件的印制、发放： 3.1 正式批准执行的文件应由质量管理人员计数。 3.2 质量管理人员计数后，应将文件统一印制并进行发放。 3.3 质量管理人员发放文件时，应做好文件发放记录。内容包括：文件题目、编号、数量、颁发人员签名及日期、分发人员签名及日期。 4 文件的复审： 4.1 复审条件： 4.1.1 法定标准或其他依据文件更新版本，导致标准有所改变时，应组织对有关文件进行复审。 4.1.2 在文件实施过程中，文件的内容没有实用性和可操作性。 4.1.3 每年1月对现行标准文件组织复审一次。 4.2 文件的复审由质量管理人员组织进行，参加复审人员应包括执行人员。 4.3 质量管理人员依据复审结果，做出对文件处置的决定。 4.3.1 若认为文件有修订的必要，则按文件修订规程，对文件进行修订。 4.3.2 若认为文件无继续执行的必要，则按文件撤销程序将文件撤销。 4.4 质量管理员应将文件复审结果记录于文件档案中。 5 文件的撤销： 5.1 已废除及过时的文件或发现内容有问题的文件属撤销文件的范围。发现文件有错误时也应立即撤销。 5.2 当企业所处内、外环境发生较大变化，旧质量体系文件已不能适用时，应相应制定一系列新的文件。新文件办法颁发执行之时，旧文件应同时撤销、收回。 6 文件执行情况的监督检查： 6.1 文件的监督检查：质量文件的监督检查由质量管理人员和各岗位人员参加。 6.1.1 定期检查各岗位现场使用的文件，核对文件目录、编号及保存是否完整。 6.1.2 检查文件的执行情况及其结果 各岗位对制度和程序在本岗位的执行情况定期进行自查，质量管理人员定期或不定期组织对制度和程序的执行情况进行检查，依据检查中发现的不足及时制定整改措施，限期整改，对整改仍达不到要求的，结合相关考核制度进行处罚。 6.1.3 记录是否准确、及时 检查各项记录的真实性、完整性和规范性，以保证经营诊断试剂的可追溯性。 6.1.4 已撤销的文件是否全部收回，不得再在工作场所出现、使用。 7 文件的修订： 7.1 质量文件应定期检查、不断修订，一般每隔两年对现行文件进行复检检查，做出准确或修订评价，但当企业所处内、外环境发生较大变化，如国家有关法律、法规和企业的组织结构、经营结构、方针目标发生较大变化时，应对文件