合同签订控制程序.docVIP

编 制: 日 期: 审 核: 日 期: 批 准: 日 期: 文档历史记录 文档名称：合同签订控制程序 文档编号：TGHC-B-08 文档日期：2012年03月26日 版本号 实施日期 编写人 修订摘要 1.00 2012-03-26 赵建光 文件创建 目 录 1 目的 3 2 范围 3 3 职责 3 3.1 总经理 3 3.2 项目部 3 3.3 财务部 3 3.4 研发部门 3 3.5 综合管理办公室 3 4 工作内容 3 4.1 合同/协议签订流程 3 4.2 与产品有关的要求的确定 3 4.3 合同/协议草案的编写 1 4.4 合同/协议的评审 1 4.5 合同/协议的签订 1 4.6 合同/协议的修改或变更 1 4.7 顾客沟通 1 4.8 文档管理 2 5 相关文件 2 6 质量记录 2  目的 规范公司合同/协议签订工作，正确理解顾客需求，确保公司具有履行合同/协议的能力，以维护顾客与公司的利益。 范围 适用于公司技术开发、技术服务或产品销售等合同/协议的签订。 职责 总经理 负责合同/协议的签署。 销售工程部 由项目工程部指定的项目经理负责客户沟通，组织合同/协议的起草、评审。 财务部 参加合同/协议的评审工作并对财务相关内容负责；负责合同/协议正本管理。 研发部门 参加合同/协议的评审工作并对技术内容负责。 综合管理办公室 由综合管理办公室指定的质量工程师参加合同/协议的评审工作并对质量与标准要求内容负责。 工作内容 合同/协议签订流程 合同/协议签订流程见图1。 图1 合同/协议签订流程图 与产品有关的要求的确定 4.2.1 与产品有关的要求包括： a) 顾客规定的要求，包括对交付及交付后活动的要求； b) 顾客虽然没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求；c) 适用于产品的法律法规要求； d) 组织认为必要的任何附加要求。 4.2.2 与产品有关的要求应经顾客书面确认。 4.2.3 若产品要求发生变更，公司应确保相关文件得到修改，并确保相关人员知道已变更的要求。 若产品要求发生的变更影响到顾客要求时，其变更应征得顾客的同意。 合同/协议草案的编写 4.3.1 与顾客有关的所有销售行为均应签订合同或协议。 4.3.2 当顾客有签订技术开发合同/协议的意向时，应由销售工程部指定的项目经理组织进行可行性论证，通过可行性论证的项目可进行合同/协议草案的编写工作；当顾客有签订产品销售合同意向时，项目经理可直 接进行合同/协议草案的编写工作。 4.3.3 合同/协议由顾客方提供草案时，经项目经理修订、顾客确认后可直接进入评审阶段。 合同/协议的评审 4.4.1 合同/协议草案完成后，应由项目经理组织合同/协议的评审工作。评审人员应包括总经理、 项目部经理、综合管理部主任、研发部门经理、财务部经理。 4.4.2 评审的内容应包括： a) 产品要求已得到规定； b) 与以前表述不一致的合同或订单的要求已得到解决； c) 组织有能力满足规定的要求； d) 风险得到识别和有能力解决。 4.4.3 评审可采取会议评审或会签评审方式，评审意见记录在《合同评审表》中。 4.4.4 评审通过后，由项目经理负责形成正式合同/协议；评审未通过，则根据评审结果可重新进行合同/协议草案的编写工作或放弃。 合同/协议的签订 4.5.1 由法人或总经理在合同/协议上签字盖章视为合同/协议正式生效；需要由其他员工签署合同。协议时，应由法人或总经理向该员工颁发《合同签订授权书》，明确其签署合同的名称、时间期限， 否则可视为无效合同/协议。 4.5.2 合同/协议需加盖公章或合同章方为有效，用印人需在《用印登记表》中登记用印种类、用 途、文件名称等信息。 合同/协议的修改或变更 4.6.1 合同/协议实施过程中，任何一方提出修改要求时，由项目经理与顾客进行协商，签订补充合同。补充合同/协议的签订，也应执行本程序4.1的规定。 4.6.2 若合同/协议发生变更，应确保相应文件得到修改，并确保相关人员知道已变更的要求。 顾客沟通 在合同/协议签订及实施过程中，由项目经理负责与顾客进行沟通，具体操作按《与顾客的沟通程序》执行。 文档管理 合同/协议签订过程中形成的记录、合同/协议副本由综合管理办公室进行存档管理。合同/协议正本由财务部进行存档管理。 相关文件 TGHC-B-09《与顾客的沟通程序》 质量记录 TGHC-C-BG-35《合同评审表》 TGHC-C-BG-36《合同签订授