金昌市创建文明城市档案材料培训讲义【课件】精品.pptVIP

三、材料审核的程序、方法 （二）材料收集、整理工作的具体分工 基本原则：统一领导，分级负责、责任到人 三、材料审核的程序、方法 具体分工： 1、档案材料组对测评材料的收集、审核工作进行组织协调、制定规范标准、全面复核审定；指导有关单位对不符合要求的材料进行整改。 2、各牵头责任单位负责监督指导本单位和各责任单位按责任分解表和测评标准收集相关材料，汇总相应表格，按时向档案材料组移交；指导有关单位对不符合要求的测评材料进行整改。 3、各配合责任单位应积极配合，做好测评材料的收集工作，按要求向牵头责任单位提供，同时建立原始材料目录。 三、材料审核的程序、方法 4、各牵头责任单位和配合责任单位分别负责对收集的材料进行内容审核，保证测评材料的完整、准确和系统，并能准确引证测评体系标准要求。5、各牵头责任单位负责全部测评材料形式的审核，保证报送的的材料符合要求。 6、材料审核通过后，由牵头责任单位负责编目、扫描。 三、材料审核的程序、方法 配合责任单位的任务： 1、按要求收集、标记、说明测评材料。 1）收集。按责任分解表、测评内容，以及牵头责任单位的要求，收集本单位在测评时所需的材料。 2）标记。对于纸质文件的原件或复制件（为A4幅面白纸）必须页面洁净，不应出现非本页面的内容（领导批示除外）。对内容多、不能直观反映测评内容的文字材料，必须用彩笔将所印证的内容（字句或段落等）画出来。画线一律为直线，位于文字下方且不能压盖文字。 3)说明。对于照片、录音、录像等材料要一并提供针对记载内容的文字说明，内容包括时间、地点、人物、背景、事由等。 三、材料审核的程序、方法 2、编制测评材料提交表。 3、负责对收集的测评材料进行审核，保证材料内容、形式符合要求。 4、将收集的材料连同测评材料提交表（含电子版）按时向牵头责任单位报送。对牵头责任单位退回的材料认真调整修改、及时报送。 三、材料审核的程序、方法 　牵头责任单位的任务 1、研究测评体系；分解各责任单位的具体责任，指导本测评标准内各责任单位测评材料的收集、准备。各责任单位承担的任务，收集、准备与测评标准有关的材料。 2、负责对收集的测评材料进行审核。 3、汇总有关表格。（1）编制测评材料提交表。依据各责任单位提供的材料和牵头单位自己收集的材料汇总有关的数据和情况，编制测评材料提交表；（2）填写测评材料目录表；（3）填写测评材料移交表。 4、材料送审。 按规定时限将测评材料送档案材料组审核，经档案材料组审核，需要整改的材料要落实有关责任单位或人员认真整改，并仔细审查，再按规定时间报送。 三、材料审核的程序、方法 5、录入、扫描测评材料 1）文字材料的整理 同一测评标准内测评材料按材料出具部门、事由和形成时间的先后顺序排列。编制目录。填写时一份测评材料占一行。 2）非文件资料的整理 照片、光盘（一张光盘存储内容仅为同一主题的一次录音或一次录像）等非文字材料作为文字材料的附件，单独整理，将数量填写在文件目录的“相关载体”栏。同一主题活动的照片按形成时间先后顺序排列，再按照片号顺序装入相簿；同一内容的照片要编写主题活动说明和每张照片说明。光盘统一单个装入硬质的塑料盒。 三、材料审核的程序、方法 3）制作电子版 1、正式文件可选择以下任一方式进行数字化处理（要求单个图片文件小于2MB）： ①将文件所有内容拍照或扫描； ②提供该文件的PDF或JPG版式文件； ③将该文件首尾页（套头页、签章页）拍照，提供图片，并同时提供该文件的电子文档。 2、电子文档只需提供文档的电子版。请采用Office2007或以下较低版本创建，或另存为Office2007或以下较低版本的文件。 三、材料审核的程序、方法 电子文件使用规范的命名方式，红头文件统一使用文件标题、发文字号作为电子文件的名称；其他材料以材料标题作为文件名；图片以能反映其内容的文字作为文件名。 文件数字化处理 纸质文件材料扫描时采用彩色、分辨率为300dpi，格式为JPEG， 扫描件与被扫描件内容、大小一致，成像位置方正。将荣誉实物拍成数码照片，300万像素以上，格式为JPEG。 录音与录像要经过剪辑，播放时间控制在5分钟左右。录音要声音清晰，存储格式为WAV或MP3。录像要图像清楚，存储格式为MPEG或AVI。 各类报刊、网页截图、媒体报道等也要进行数字化处理，做到清晰可读。 三、材料审核的程序、方法 6、将整理好的测评材料，连同目录数据和扫描的电子文件，按时向档案材料组移交。报送数据采用质量较好的可擦写光盘，所需光盘由各单位自行购买。 三、材料审核的程序、方法 （三）材料审核要求 1、文字类材料审核标准： 形式审核。就是档