(三)文档处理综合操作.pptVIP

第三部分 文档处理的综合操作 1、样式的创建、修改与应用 2、模板的创建和应用 3、主控文档和子文档的创建与应用 4、题注和书签的创建 5、常用的几种自动功能 6、邮件合并 1、样式的创建、修改与应用 (1) 样式的分类 (2) 应用既定样式 (3) 修改既定样式 (4) 创建新样式 (5）删除样式 (1)样式的分类： 字符样式;段落样式; (2)应用既定样式： 选中需要应用样式的内容,单击格式工具栏上的样式框或“样式和格式”面板中的样式。 (3) 修改既定样式： 方法：在“样式和格式”面板中，单击所选样式右侧的按钮，选“修改”,即可调出修改面板(概念阐述)； 注：样式一旦修改，所有使用该样式的内容均自动修改； 概念阐述 基准样式：如果要创建的样式同某个已有的样式比较接近，则可以选择该样式作为基准，这样只需稍做修改即可。 添加到模板:将该样式添加到模板中,就会通过对模板中样式的相互调用,使用样式的应用范围从本文档扩展到其他文档. 自动更新：如果设置“自动更新”,则在应用同一样式的不同段落中，对任一段格式的修改，都会作用于其他相关段落,否则只会影响当前段落。 (4) 创建新样式： 方法：在“样式和格式” 面板中单击“新样式”按钮； （5）删除样式 方法：在“样式和格式”面板中，单击所选样式右侧的下拉按钮，选“删除”； 注:样式一旦删除，所有使用该样式的内容自动清除格式； 2、模板的创建和应用 （1）模板的概念 （2）基于文档创建模板 (3) 基于模板再建模板 （4）使用向导创建模板 （5）模板的修改 （6）模板间样式的相互调用 （1）模板的概念 模板是一系列内容和样式的集合。 任何 Word 文档都是以模板为基础的，我们平常使用的Word文档，基本上都是基于Normal.dot模板的,具有宋体、5号、两端对齐、单倍行距等属性。 Word提供了30多个应用于各种场合的预置模板，通过这些模板可以制作出各种类型的专业文档； 我们还可以根据需要创建自己的模板。 （2）基于文档创建模板 方法： 新建文档，在文档中编辑内容和样式，另保存为“模板文件”。 注：模板保存于“本机模板”的“常用”项中。 （3）基于模板新建模板 基于某种模板先创建文档或模板,再修改文档或模板的内容及样式,以新名称另存为模板文件. 注:基于文档创建的模板,其本质也是基于模板(normal)创建的新模板. （4）使用向导创建模板 模板向导是一种可根据用户现场提供的各种参数改变自身结构和面貌的一种特殊程序，可直接生成所需的模板； Word提供了多种向导模板； 举例：利用向导生成名片(如图)。 （5）模板的修改 方法： 基于模板新建文档或模板，进行修改后,再以同名称同路径执行“另存为”命令,以替换原来的模板； （6）模板间样式的相互调用 单击“工具”菜单下的“模板和加载项”，打开“模板和加载项”对话框； 选定“模板”标签，单击“管理器”按钮，打开管理器对话框； 单击“样式”选项卡，打开源模板，选定所需样式，单击“复制”按钮，即可将该样式添加到当前文档。 3、主控文档和子文档的创建与应用 （1）主控文档和子文档的概念 （2）创建主控文档和子文档 （3）展开和折叠子文档 （4）合并和拆分子文档 (5）插入和删除子文档 （6）重名子文档 （1）主控文档和子文档的概念 在编辑一个长文档时，一方面会影响提取处理速度，另一方面用户查阅速度变慢；如果将文档的分为若干独立的文档，又无法进行统一处理，如设置页码、页眉页脚、目录等。 ???? 主控文档是处理长文档最合适的方法。主控文档包含若干个独立的子文档。我们既可对主控文档进行统一设置，又可对子文档独立编辑。 （2）创建主控文档 创建主控文档： 打开文档，进入大纲视图，使用内置的标题样式和大纲级别建立文档大纲，就创建了主控文档； 注：各级大纲格式的有无设置。 主控文档工具栏： （2）创建子文档 在主控文档中，选择具有有效标题级别的标题和文本，然后单击“主控文档”工具栏中的“创建子文档”按钮。 注：若主控文档中已经创建了子文档，则只有在已创建子文档展开的条件下，才能创建新的子文档。 （3）展开和折叠子文档 单击“大纲”工具栏上的“展开子文档”或“折叠子文档”按钮。 注：展开与折叠相对于所有子文档而言； 当子文档折叠后，以超链接的形式存在； （4）合并和拆分子文档 合并子文档： 条件：需合并的子文档必须位置相连。 方法：选择要合并的多个子文档（按shift），单击“合并子文档”按钮； 拆分子文档： 在子文档内选择要独立出去的子文档，单击“拆分子文档”按钮。 （5）插入和删除子文档 在主控文档中，可以插入已有文档作为子文档。 插入子文档的方法： 选择插