秘书知识点总结.doc

1)确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。 确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 (2)确定会议的名称 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议的名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如“天地公司2005年全体员工总结大会”。 (3)确定会议的议程 根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目、讨论方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。 (4)确定会议的时间和地点 会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。 会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中、环境适合、交通方便，会场附属设施齐全。 (5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 (6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。 (7)确定会议与会代表的组成。 (8)确定会议经费预算。 (9)确定会议住宿和餐饮安排。 (10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 【例题】单选：会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（ ） A、有细化的议题 　　B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地 　　D、在会上反复协商 确定会议主题的要素有：有切实的依据；必须结合本单位的实际；要有明确的目的。所以选B，这个知识点还可以出多选题。 【例题】单选：内部小型会议的必备用品有（ ） A、文具、茶具 　　B、交通工具 　　C、台签 　　D、投票箱 选A。 【例题】单选：新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括：（ ） A、信息发布稿、主持人的资料 B、主持人的资料、信息发布稿、产品照片 C、产品的照片与说明 D、企业介绍、产品介绍、信息发布稿 选D。 2．会议筹备方案的作用（了解） 草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。会议筹备方案应通过集思广益，精心策划，将会议的全过程形成文字。在中小型会议召开之前，应综合所掌握的各种信息，制定出细致的会议方案，以保证会议的顺利进行。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，它的作用主要体现在： (1)确保会议的周密组织 会议筹备方案详细制定了会议议程表和会议工作制度，细化了筹备机构各小组的工作职责，明确了各自的工作任务，有力地推动了各项筹备工作的有序进行。会议筹备方案的确定， 方便了会议工作的协调沟通，并且确保了会议工作的高标准起步、高质量推进。 (2)确保会议服务质量和沟通协调到位 会议筹备工作人员积极发挥综合协调、承上启下作用，在大量周密细致的工作基础上，及时协调解决会议中出现的问题，做到了上情下达、下情上传，为确保会议取得预期效果发挥了积极作用。 (3)确保领导的意图得以贯彻执行 会议筹备方案的制定和审核可以使会议组织方和参与方的领导更好地了解会议的筹备情况，为会议的组织把好关，同时使会议的目标更加明确。 3．会议筹备方案的制定程序（理解） 会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会一分成筹备小组一形成筹备方案一领导审核方案。 (1)组建会议筹备委员会。 (2)划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人。 (3)与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排。 (4)方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。 4．会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系（了解） 会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而会议预算则可以理解为将该策划方案数字化的过程，可以说，会议策划的每一个环节和项目都要与会议的预算项目一一对应。策划为预算提供了方向，预算为策划方案提供了资金的保证。会议预算与会议策划是相辅相成的关系。 而会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容，但对会议的时间、地点、议程和经费等方面的内容设计具体。总体来看，会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实。一般是先进行策化和制定预算，再设计具体的筹备方案。 【例题】多选：会议策划方案一般包括会议（ ）。 A、议程 　　B、筹备方案 　　C、预算方案 　　D、日程 选BC 实务操作： 便条 高叶： 公