项目一 传真 项目二 备忘录 项目三 商务电子邮件.ppt

单元六 企业商务文书写作项目一 传真 知识目标： 1．了解商务传真的适用范围 2．理解商务传真的概念、特点和类型 3．掌握商务传真的写作格式和要求 技能目标： 1．能熟练掌握商务传真的写作技能 2．能撰写格式规范、结构完整、内容完备、表述正确的商务传真 项目一 传真 一、概念 商务传真是指运用传真通信工具发送与原图文真迹相同的商函或其他相关商务文件的一种书信体文书。 通过传真，企业的文件、图表、照片等信息可以方便地相互传递，它是目前采用公用电话网或互联网传送图文真迹的主要方法。 二、种类 从传输的内容分，商务传真可分为文书、文字材料和图像信息三种类型。 三、特点 1．真实性 2．便捷性 3．可靠性 四、使用模式 商务业务传真的规范运作，有两种途径可以实施： 一是一些企业在内部公文的处理的过程中，有比较规范的运作方式，如“传真签发单”等。在传真签发单中，除了明确本次传真的有关要素和具体内容外，还必须由企业的相关负责人予以签署，企业中分管传真设备的工作人员根据签署情况，具体给予传真。 二是套用办公自动化软件中已形成的规范格式，填写有关内容，并直接传真。 五、结构与写法 （一）标题 通常是“公司名称+文种” 。 （二）正文 1．首部写明：收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号，以及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。 2．主体。所传输的内容。 六、注意事项 传真的语言要简洁，格式规范。 通常公司的传真信纸是统一印刷的，在传真信纸的上方或下方印有公司名称、地址及公司的标志图案。 项目二 备忘录 知识目标： 1．了解备忘录的适用范围 2．掌握备忘录的写作格式和要求 技能目标： 1．能熟练掌握备忘录的写作技能 2．能撰写格式规范、结构完整、内容完备、表述正确、要素齐全的备忘录 项目二 备忘录 一、概念 备忘录是通信的简化书面形式，是一种录以备忘的公文。 其作用主要是用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。 用于各级机关、企事业单位与社会团体内部人员之间的交流。 在英文中“备忘录”通常缩写为“memo”。 二、特点 一是形式灵活多样，它一般装订成薄册，或放置于案头，或随身携带； 二是写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。 三、结构与写法 （一）标题 直接以文种名称“备忘录”为题 （二）正文 内容概述+具体事项 1．内容概述：写明接收者、发出者、日期和主题。 2．具体事项：具体写明要备忘的事情。 四、注意事项 1．备忘录开头一定要写清楚是谁写给谁来备忘的，英文常用“From:/To:”来表达。 2．在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。 项目三 商务电子邮件 知识目标： 1．了解商务电子邮件适用范围 2．理解商务电子邮件概念、特点和类型 3．掌握商务电子邮件写作格式和要求 技能目标： 1．能熟练掌握商务电子邮件的写作技能 2．能撰写格式规范、结构完整、内容完备、表述正确、要素齐全的商务电子邮件 项目三 商务电子邮件 一、概念 商务电子邮件是指以电子邮件的形式，通过计算机网络技术在信息互联网上进行商务信息沟通联系的一种方式，是当代商务沟通中非常有效的工具。 二、特点 1．发送的便捷性 2．发送成本便宜，可实现一对多群发功能 3．可发送文字、语音、图像等多媒体信息 三、结构与写法 结构形式：邮件头+邮件体 （一）邮件头 1．收发件人电子邮件地址栏。 2．抄送。在抄送栏中可以输入多个人的电子邮件地址，彼此之间需要用英文逗号隔开。 3．暗送栏。又叫密件抄送，即把密件邮件发送给某人，其他抄送人无法看到所抄送的对象。 4．主题栏。在主题栏中输入要发出邮件的信息主题，它概括信息内容，简要鲜明。 5．其他工具栏。包括打印、变化字体、信纸选择等相关辅助性功能。 （二）邮件体 1．正文栏。 结构如商务信函，对外发出的电子邮件正文包括：对收件人的称谓、开头问候语、正文、祝颂语、署名、时间等。 在具体写作上有时比较随意，但更讲求内容的针对性和表述的扼要性。 （二）邮件体 2．附件栏。 这部分主要是一些正文之外的附加件内容及其他电子邮件有关的发送、修改等功能。 比如可以附上与商函内容相关的文件、照片、图片，甚至音像资料等。该功能一般通过粘贴附件栏按钮来实现。 实训任务： 1.根据项目任务的要求，拟写邮件内容，正文栏中署名处要求附有学号； 2.按照格式要求发送给本人学号之后三位同学（如1号同学发送给2、3、4号同学，51号同学发给52、53、1号同学），要求：第一位主送，后一位抄送，最后一位密送； 3.完成任务后请确认。 评分标准： 首先，没收到某人邮件，查明后直接给0分。 其次，按照要求给分： 1. 邮件头 4要素，每个10分，主要检查自己是不是收件人、抄送人或暗送人(如：本人是