公司电脑化心得分享.docVIP

公司電腦化心得分享 第二十屆職業觀摩主委 張金泉 有天接到盧會長來電，指派我在紀念特刊寫一篇文章，電話中感受到會長的誠意與對小老弟的肯定，讓我不知如何說「No」？事後覺得自己才疏學淺，感到非常惶恐，不知如何下筆？正當在找尋「主題」時，翻到一篇去年研討會個人的心得，加上一年來的運作，藉由特刊一角整理出個人的看法，共同與企協各位前輩來切磋，並期待各位前輩不吝多多指教。 現今處在一個「多變」時代裡，現在認為天方夜譚之事， 未來都有可能實現。有一則笑話：一位老字號製造香腸的老 闆將兒子送到國外留學，幾年過後兒子也順利拿到博士學位歸國，這位老爸年紀也大了，就想把家業傳授給下一代，所以叫兒子留在身邊學習，幾天過後，老爸覺得兒子每天都蹲在機台前看來看去，叫他做事情也不理會，所以趨前問他原由？他說：老爸「目前這台機器只能將豬肉放進去跑出香腸來而已，我正在研究是否能把這台機械改成放進香腸，而跑出一條豬來」，老爸聽了非常生氣，罵出了：「憨兒子、30年前你老爸用這種方法才生出你這條笨豬來」，以上雖然是一則笑話，不過現代科技、生技發達到任何你想得到的東西都有可能發生，例如3D列印，祇要把圖畫好，1比1的樣品就出來，善用電腦工具可以帶來無限的效率與速度；所以經營事業除了借腦經營之外，當然更應擅用科技帶來之工具，小弟認為電腦化視為必經之路，所以公司也不落人後， 就決定推電腦化，因為事前未規劃清楚、想清楚自己要什麼？一路走來浪費很多時間與金錢，鑑於此，將電腦化過程中一些心得分想給各位，如果貴公司希望電腦化可以做為參考，也許可已省下很多不必要的冤枉路。 一、為什麼要e化？想清楚！ 雖然電腦化可以帶給我們方便，但是我們絕對不可為了電腦化而電腦化，我們應該事前想清楚公司有哪些問題？目的是希望解決哪些問題？希望電腦給我們哪些報表做分析？未來管理期望達到什麼層次？因為答案永遠在問題當中，只要能提出好問題一定有好答案。 二、如何購買工具？衡量指標，審慎評估！ (1)慎選公司與顧問師 有句話說貨比三家不吃虧，事前多比較、多詢問，將問題與目的讓系統來演練操作幾遍，是否合乎自己所需要，而且公司選擇一定要素質高並能保守商業秘密、服務好又快速、價格公道維護費便宜、系統操作簡單又便利、能解決所需；除了公司之外該公司的顧問師也很重要，因為軟體他們內行而產業我們專業，雙方事前一定要充分討論，務必要選擇對本身行業有所了解，而且能夠解決我們的問題及幫助展望未來管理上所需要之顧問師，因為顧問師都希望短期間能夠上線，有些欄位、有些小細節忽略，但這些欄位、小細節正是公司最核心最需要的，如果對本身行業不了解，而且未充分討論，上線之後困擾會很多。 (2)系統擴充性 選擇套裝軟體或量身訂製當然各有優缺點，因為個人需求不同、目的不同、期望值不同、預算不同，當然在自己充分衡量之下，選擇最能滿足自己目的的系統 為上策，不夠個人認為，如果系統擴充性不夠、無研發團隊、無一定的規模，當我們成長或期望更多需求時，系統嚴謹性會不夠，屆時會遇到瓶頸無法解決，東改西改，可能花費更多，短時間後可能又需換系統，所以事前多仔細衡量，多投資一點，把期望值提高一點，選擇擴充性夠的系統。 三、e化應注意事項： (1)編碼原則－決定生死 為何在電腦化過程中編碼如此重要呢？我們常犯的思維中就是，所有碼數，一定都要編有意義的碼，為了滿足有意義的原則，所以必須再編更多的對照補助說明，一來編碼複雜性就更多、更亂，到頭來會有無法再編下去的困擾！其實資料都是資料帶資料，如同身分證字號，只要把字號Key上，全部資料一覽無遺，要什麼有什麼，所有碼都要有意義已不重要，所以編碼主要抓住幾個重點(a)自己產業特性分類(b)自己希望從資料中分析哪些類別來做分析、做未來下決策之依據(c)速度快、好操作之數字碼，再跟據以上重點做大分類、中分類、輔助碼(補足每類別之異常)其餘序編，大原則祇要抓住，就不亂、好編、好記，速度又快，推動之中可收事半功倍之效。 (2)經營者下定決心 除了事前好好規劃，慎選系統、顧問師之外，接著就是經營者的決心與堅持，因為要改變舊有習慣，接受另一新系統，大部份皆難改變，而且層級不夠，推的阻力會很大，所以經營者一定要參與，並明確告知目的，在推的過程中遇到困難給予適時鼓勵與幫助，如此全員參與、全員動員，短期間上線成功率高。 四、e化之效益： (1)資料完整性 公司如果未做好資料記錄與整合，所有資料分散各部門、分散在個人腦海，不但容易犯錯而且一再重複錯誤，一些記住最多、了解更多的員工，公司怕他離職 (他不做最大)，該要求又不敢要求，最後惡性循環，劣幣驅良幣 ，所以推電腦化後，資料完整性不因人員流失而流失，錯誤率相對減少。(註：資料愈完整安全維護更重要) (2)效率提升 電腦記憶龐大，加減運算強，祇要整合完整，歷史資料取得快又