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精品论文 参考文献 数字化档案管理下的电子文件必威体育官网网址性与安全性探讨 广州市从化区规划建筑设计室 510900 摘要：电子档案管理工作是一项机密性、专业性较强的工作，在各级管理部门有着举足轻重的地位，档案工作不仅承载着机关、企事业单位的机密部分，更会对国家安全、企事业发展有着深远的影响，因此各级部门对档案管理的高度重视，也就是为国家安全、企事业发展做了良好的后方保障。本文介绍了电子文件的定义及特点，分析了影响数字化档案管理下电子文件必威体育官网网址性与安全性的因素，探讨了加强数字化档案管理下电子文件必威体育官网网址性与安全性的措施。 关键词：档案；电子文件；必威体育官网网址性；安全性 引言：计算机技术发展势不可挡的渗透到每一个行业领域的大经济技术背景下，档案管理要想健全、高效、安全的发展，毋庸置疑的要利用计算机信息技术。计算机信息技术在档案领域的应用，将会使档案管理工作较传统的档案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一个大的突破。然而在数字化下的电子文件档案管理仍存在一些安全性因素，一旦出现意外就会造成大量档案信息资源的损坏，从而造成不可估量的损失。因此，数字化档案管理下电子文件的档案必威体育官网网址性与安全性管理至关重要。 一、电子文件的定义及特点 电子文件与纸质文件有异有同，电子文件具有同后者一样承载各类信息的能力，但是其承载量早已超越后者。数字化档案是运用现代科技技术进行档案信息管理的技术，所谓的现代科技技术包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。人们经常利用这些技术将纸质文件转换为电子文件以便存储，而且更重要的是，现代科技技术可以将带电子文件以更方便的方式建立信息库，为社会更方便的使用资源提供了方便。 电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如下特点： ①电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。 ②电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。 ③电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。 ④电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。 二、影响数字化档案管理下电子文件必威体育官网网址性与安全性的因素 1.电子档案对载体具有依赖性 电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。 2.电子档案容易被修改 电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。 3.电子档案容易受到网上的攻击和破坏 当前计算机病毒泛滥，开放式网络中的所有计算机都容易感染计算机病毒。有些人故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序，攻击、破坏计算机系统及通信网络，致使计算机系统及通信网络遭受损害，甚至摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。 同时，有的经网站同意进入的合法用户，出于个人目的，篡改或伪造档案信息，形成虚假信息，造成不良后果和影响。 4.管理档案的人员水平不高，不够专业 很多企事业单位的档案管理人员为二线退休职工或新入职员工，这些档案保管员大多没有接受过相关专业知识的培训，对档案的管理工作摸不到规律，这就使得在管理档案的流程中，如：收集、整理、归档、装订时造成收集不全面，整理不够分明，归档不够准确，装订不够细致从而使档案的必威体育官网网址性降低，而有的档案管理人员不够负责，甚至身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档材料还不够真实和准确，就更不用谈其必威体育官网网址程度了。 三、加强数字化档案