论企业档案管理制度体系的建立.docVIP

　　论企业档案管理制度体系的建立 　　1. 为什么提出“企业档案管理制度体系”这个概念 　　企业档案管理制度体系这个概念只有在我国社会主义市场经济体制得以逐步确立，我国企业已经取得了独立进行经营管理活动的主体地位，企业必须建立能够适应世界经济一体化、市场竞争全球化的现代企业管理制度的背景条件下才能提出，表明了发展企业档案工作，必须与支持企业在市场竞争中得到发展、与提升企业的市场竞争力密切联系起来，把企业档案的管理与企业管理融为一个有机的整体来对待才是可行的。很显然，如果我们仍然把企业档案工作放在辅助地位，仅仅是在事后才能提供查证服务的定位上，对企业档案工作今后的发展无疑是不利的。所以，我们认为应当及时变革企业档案工作的思维方式，建立起一个能与现代企业管理同步运行的企业档案管理制度体系，才有可能在新的社会环境中谋求企业档案工作的继续发展。 　　按照我们的理解，企业档案管理制度体系是由档案标准(指档案的企业标准)、档案行政管理规章和企业各职能部门中与档案管理相关的岗位职责条款这三个部分有机地结合在一起而形成的，其中档案标准是整个体系的骨干，档案行政管理规章和职能部门岗位职责是与其互相配合，相辅相成的统一体。 　　通过提出“企业档案管理制度体系”这个概念，就把企业档案管理部门的行为上升到了整个企业管理行为的高度之上了。 　　2. 档案标准是对企业档案进行专业管理的依据和工具 　　档案标准是企业档案部门对档案工作实现专业管理的依据，也是企业档案部门开展档案业务的工具。限于篇幅，本文不准备详细讨论档案技术标准、档案管理标准和档案工作标准的具体形式及内容。 　　企业档案部门是企业内专门负责档案管理的职能部门和业务部门，为了便于开展工作，就需要制订出一整套完整的工作程序来引导档案工作的顺利进行，并保证其工作质量;需要有相应的工具来帮助业务人员达到预定的工作目标，这就是档案标准的功能所在;用以规范企业档案部门的管理职能行为，使其依照一定的工作程序开展工作，并且作为评估工作质量的依据，以及协助引导档案业务人员开展档案业务活动的工具。 　　现在的问题是：虽然企业档案部门普遍地认识到档案标准化工作的重要性，但是由于这样那样因素的干扰，有相当多的企业的档案标准化工作开展得不尽如人意，追寻这其中的原因，除了常见的缺少既熟悉档案业务又熟悉标准工作业务的人员，缺少来自上级业务指导机关对标准工作的强有力指导等原因之外，没有把档案标准化工作与现代企业制度密切地联系在一起来考虑也应当是一个重要因素。其具体表现往往是在制订档案标准时，不愿意下功夫去“啃”条条，而是找一份觉得“差不多”的其他企业所发布的标准文本做参考，然后“照葫芦画瓢”。由于每个企业都有自己的特点，这样做的结果必然会导致了如此这般“克隆”出来的档案标准很难与本企业的实际情况“合拍”，因而可操作性较差，反而有可能会影响、干扰本企业的档案工作正常开展。 　　山西侯马平阳机械厂在对本厂前些年所发布的档案标准进行修订时，就充分注意到这种情况，采取了以近年来所颁布的一系列关于档案工作的国家标准、行业标准和部门标准(即人们常说的GB、DA和CB等标准)为基准，结合本厂的档案工作实际情况来完成标准修订任务，迄今为止已经发布实施了13个档案企标，基本上达到了预期效果，对规范企业档案部门的业务工作起了很大的作用。 　　这些经过重新修订、制订的档案标准条理比较清晰，文本之间互相支持，易于操作执行。可以说是体现了“话上有话”、“话中有话”、“话外有话”。所谓的“话”，就是标准条款中使用的语言。“话上有话”是说由于大量直接或间接地采纳引用了现行法律法规的规定和许多现行国标行标、部标的内容，就为整个企业档案标准的可行性提供了有力支持，基本上做到了概念准确、言出有据。“话中有话”则是在修订及制订标准时结合了本企业的实际情况，在应当细化标准条款时，就依据有关的企业规章等予以细化，比如《档案必威体育官网网址规定》，不仅引用了《必威体育官网网址法》、《档案法》、《档案法实施办法》等内容，还采纳引用了本厂必威体育官网网址办发布的《必威体育官网网址工作条例》，对涉密档案的收集、整理、利用、变更密级以及销毁工作都作了比较详尽的规定。而对一些不适用于本厂的内容，则在标准中不予采纳，以保证其适用性，如在制订《产品档案管理规则》标准时，就有意淡化了在《CB3495.2船舶工业档案管理规则》中把产品档案划分为“船舶产品”和“非船舶产品”的内容，而是把所有的产品档案列入一个大类中，以便于管理。“话外有话”则是指标准条款不仅要与其他标准条款相对应，还要与企业发布的其他部门标准、规章内容相符合，以便于实施。如注意到本厂在通过ISO9002质量体系认证时，编写的《质量手册》及《程序文件》中有关于文件归档的相关规定，就把这些规定在档案标准有关内容中予以体现，保持了工厂档案管理规则方面的一致和匹配。