厂矿企业档案综合管理的探讨.docVIP

精品论文 参考文献 厂矿企业档案综合管理的探讨 吴凤兰 （贵州省林东矿业集团有限责任公司总机厂） 摘要：一个现代企业必须配备具有档案专业知识、综合素质较高的专职档案人员，确保企业各类档案在形成过程中的收集、整理和立卷归档工作落到实处，从而健全一个企业的综合档案管理体系。本文分析了厂矿企业档案综合管理工作存在的问题，针对性地提出了改进和提高中小型厂矿企业档案综合管理的建议。 关键词：中小型厂矿企业 档案综合管理 档案管理工作是信息社会不可缺少的重要工作，是国家文献信息系统的组成部分之一。厂矿企业的档案工作为企业的各项活动提供必要的资料，最主要的是为企业的经营决策提供依据。档案管理工作是通过立卷、分类、鉴定和确定保管期限、维护和保管等，对档案进行汇总和管理。企业档案综合管理，不仅要理顺管理的体制，还要健全企业档案门类，理顺档案业务关系，健全一个企业的综合档案管理体系。 1 目前厂矿企业档案综合管理存在的问题 1.1 企业档案管理不规范，缺乏完善的规章管理制度 当前厂矿企业档案管理不规范，缺乏完善的规章管理制度。一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。厂矿企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。 1.2 档案信息资源得不到充分利用 档案工作应该以充分发挥档案的价值为最终归属点。档案是企业的一种无形资产，这说明我们可以通过利用档案形成商品的价值，从而为企业盈利。然而目前大多厂矿企业档案的主要作用是内部参考，范围只是财务、技术资料查阅，无论从档案利用方向，还是从利用产生的效益来看，都未能充分发挥出档案的隐形价值。这主要是由于厂矿企业的粗放型管理意识浓厚，不清楚档案对于企业树立品牌、开发市场、知识产权保护和处理经济纠纷等诸多方面的重要作用。企业很少利用档案来分析经营管理过程中的各项活动，一定程度上造成了厂矿企业档案资源的浪费。同时，多数企业认为科技项目和产品是私有财产，不能把技术设计程序和方案泄漏出去。因此，厂矿企业档案管理制度中或多或少的存在过分强调必威体育官网网址，对利用档案人员的身份和目的作了严格的限制，导致一批现实的档案用户被拒之门外，现实的档案作用得不到转化，档案的史料和参考作用难以最大限度的发挥[4]。 1.3 档案人员素质函待提高 现代化的设备，首先必需有现代化管理意识和知识的人来掌握。档案人员不应只是档案的保管员而应是一个企业信息财富的拥有者和提供者，他们应该用现代化管理手段，收集、管理、开发、应用企业档案信息。目前多数厂矿企业档案人员的素质尚不能达到这种要求。档案管理人员素质较低，且多数为兼职人员，之前未从事过档案工作，对档案专业知识知之甚少，更未接受过专业培训，缺乏相应的档案工作技能，使其在工作中不能很好地进行管理，不能主动为企业提供档案信息，诸多因素都致使企业档案管理不规范、不科学，很大程度地削弱了企业的档案工作水平，不仅阻碍企业内部管理信息流通和共享，还降低了企业档案的开发利用率[4]。 2 档案综合管理存在问题的解决对策 2.1 不断建立健全综合档案管理制度，逐步实现管理标准化、规范化《档案法》是开展档案工作的法律依据，档案管理部门必须坚持以《档案法》为核心，结合各部门的实际情况，制定更为具体的、具有可操作性的规章制度。从档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节都应有具体而明确的规定。同时要从强化基础工作入手，建立厂矿企业档案的检索体系，编制实用、系统、多功能、多角度的档案检索工具，为全面准确开发利用档案信息创造条件；单位领导要切实重视档案工作，变分散式为集中式管理，变传统式为现代式管理，配备事业心强、责任感强的专业技术人才，对档案管理实现标准化、现代化管理，重视利用网络技术搞好综合档案的提供利用工作。要建立必威体育官网网址制度。要根据本单位实际，正确划分必威体育官网网址范围，及时划定和调整机密等级，制定机密