高效会务管理【大型集团公司行政+人事培训内参】10.pptVIP

1、会前筹备 1.15 布置会场—3）会议室布置 环境布置 会标、背景板 席台、桌牌 鲜花、装饰 展架、条幅 灯光、电源 座椅 地毯 设备道具 纸笔、笔记本 白板 投影仪 摄影摄像 网络电脑 音响小屏幕 演出道具 奖品礼品 茶憩 茶水 点心（西中） 水果 烟酒 服务 服务员 时间表 仪容仪表 文件拷备 文件发放 签到 签到本 指示牌 会议材料 参会证卡 房间卡？ 采购清单 1、会前筹备 1.16 会场检查 对照会务清单 提前 安全保卫 提醒叫早 中场休息 15分钟 会议接待的流程— 流程图 会前筹备工作 2 3 1 会中服务工作 会后落实工作 2、会中服务 报到、接待 签到 会场服务 会议记录 2、会中服务 2.1 报到、接待 交通工具、编号 时刻表、接应牌、接应礼仪 人员接送 车、船、飞机票的预定 往返预订 先到人的安排 活动安排 2、会中服务 2.2 签到 签到方式。代签？ 格式 包装。便携。 材料发放 路线？礼仪？卫生间位置。 引导 2、会中服务 2.3 会场服务 茶水 麦克风传递 后勤 音响、投影仪、空调、摄影 板书、录音记录 器材操作 时间提醒 现场秩序、氛围 控制 2、会中服务 2.3 会议记录 格式 会议记录与会议纪要的区别 要求 准确、完整、简洁、明确 重点 1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 3、权威人士或代表人物的言论； 4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 5、会议已议决的或议而未决的事项； 6、 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 7、是否需要全体参会人员签字。 2、会中服务 2.3 会议记录技巧 观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论 必记 发言人、时间、概要做记号 听录音补齐或请发言人重复 漏记？ 与会者提的意见、建议，要记人名 记名 修订后需要与会人员、领导签字确认 确认后不能再改动 定稿 会议接待的流程— 流程图 会前筹备工作 2 3 1 会中服务工作 会后落实工作 3、会后落实 安排人员离会 分发会议纪要 会议宣传报导 会议总结 催办与反馈 会议文书立卷归档 3、会后落实 引导人员离场 检查会场是否有物品遗落 整理物品资料 注意必威体育官网网址及清理 结算费用 3.1 安排人员离会 3、会后落实 3.2 分发会议纪要---准确、及时 3.3 宣传报导 媒体 关系 信息披露 目的、目标、时效、预算 3、会后落实 3.4 会议总结 决议执行 行动计划 经验总结 3、会后落实 3.5 催办与反馈 时限 责任人 任务 3、会后落实 3.6会议立卷归档 会议文件材料 前期材料 通知 参会名单 初稿 会中材料 报告 讲话稿 会议记录 会后文件 会议纪要 会议简报 会议电子材料 电子文件 影像录音 实物材料 现题字或作品 会前筹备 会中服务 会后落实 应急处理 三、会务操办流程 目录Contents 4、应急处理 4.1 应急节点 风险地带 意外 人 场地 设备 资料 4、应急处理 4.2 常见的突发事件及应对 人员 缺席 为重要角色准备后备人选 迟到 提前联系，关注天气、交通 及时调整 会议日程 控场 一、学习目标 目录Contents 一、学习目标 学会拟定会议策划方案 了解、掌握会务工作的各个流程及要点 掌握会议管理中的文书工作 能够应对会议管理中的突发事项 会议的要素 会议的类型 会务的要素 二、会议管理概述 目录Contents 二、会议管理概述 1、会议要素 主体 名称 时间 地点 与会人员 会议方式 内容 指导思想 议题 目的 任务 作用 程序 会前 会中 会后 成本 预算经费 成本 会议硬件 会议服务 二、会议管理概述 1、好的会议要素 目标清晰 议程合理 流程规范 准备充分 准备充分 二、会议管理概述 2、会议类型 规模 大型（100人以上） 中型（30-100人） 小型（30人以下） 性质 决策性 商洽会谈 培训讲座 纪念庆祝 综合类 时间 定期 不定期 方式 面谈类 视频会议 电话会议 二、会议管理概述 2、三川能源会议常见类型 年会 春节前 大型 综合类 董事会 定期 不定期 工作汇报 电话会议 商务考查 不定期 对外 宣传推广 经营例会 定期 月度例行 日常会议 不定期 工作协调 专题研讨 电话会议 会务工作难度 二、会议管理概述 3、会务工作的要素 细心 耐心 精心 二、会议管理概述 3、会务工作的要素 周到、细致、严密 好记心不如烂笔头 细心 不急不燥 胸有成竹 耐心 专业、专注 准备充分 精心 会前