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文秘、文员业务知识培训（一） 文秘工作概论 一、文秘工作的界定： 文秘工作是领导的助手和参谋，在各级组织中起着承上启下、上传下达的作用。信息时代文秘是信息传递的重要环节，是数据的中继站和过滤器。 二、文秘工作的原则： 文秘工作的性质决定了其基本原则：１、迅速；　２、准确；３、必威体育官网网址。 迅速：信息时代的市场经济中，时效性决定了信息的价值，迅速传递才能保证信息的 价值； 准确：现代社会信息泛滥，扑朔迷离，真假难辨。因而准确判断、传递是信息的生命； 必威体育官网网址：独享迅速、准确的信息是作出正确决策的基础，这决定了文秘工作的必威体育官网网址性。 三、文秘工作的作用： 数据库———辅助作用：日常工作特别是当领导决策时应迅速、准确地提供相关信息； 过滤器———综合作用：一个单位或组织工作千头万绪，领导只能提纲挈领，纲举目 张。为了将领导从无价值的日常事务纠缠中解放出来，文秘人员必须起到综合作用； 减震器———缓冲作用：只要工作就必然会有冲突，矛盾的焦点往往产生于领导和被 领导者之间，而领导和被领导者之间的文秘人员自然应起缓冲作用。 打印机———固化作用：领导的指示和下级反映的情况往往是即时的、口头的。这便 要求文秘人员有较高的文字水平和政策水平，将其固化——形成文字。 接待室———服务作用：内部：对上保证领导精力充沛，工作不受干扰，对下促进员 工心情舒畅，专心工作；外部：得体得当的迎来送往。都要求文秘人员具有较高的服务意识和服务技能。　 四、文秘工作的类分： 文秘工作似乎杂乱无章，但是类分起来不外乎人员流、文件流、物资流三大类。处理时只要按照哲学的时空原理类分清楚，自然有章可循。用时间上的急、中、缓；空间上的上、中、下将这三大流类分就可得以下公式： 急+++ 上 中 人员流 缓 文件流 急+++ 会议流 中 中 物资流 缓 　　　　　　　　　　　　　　急+++　　　 下 中 缓 文件审批、传递 一、公文的审核、审批 （一）对公文审核的重点。 是否需要行文，以什么名义行文。 与已发的文件是否冲突。 提出的要求、执行时间、措施是否明确具体，切实可行。 文件在报批程序上是否妥当。 文字叙述是否通顺、准确，有关数字是否已经核实。 行文关系、公文格式是否符合规定。 其它需审核的内容。 （二）集团总部公文由上报部门负责人、分管副总审核后，报董事长或董事长授权人审批。 （三）二级公司重要公文由二级公司总经理审核，集团相关中心负责人及分管副总审核后，报董事长或董事长授权人审批。 （四）集团为统计数据或征询、查询一些问题发至二级公司的表格、函件等及二级公司上报集团的各种公文，须经二级公司总经理审核、签字后办公室方可上报，由集团相关中心负责人、分管副总审批后转相应部门。 （五）多部门联合行文，文号由主办部门编号，应由联合行文部门负责人分别审核后，经分管副总签批后报董事长或董事长授权人审批。 二、文件的签发 文件必须有签发人署名，并由办公室盖章方可发送。盖章位置要适当，一 般上不压正文，下压成文日期。 集团下发二级公司的文件，由二级公司总经理签批并确定执行部门，及时 分发，并对执行完成结果负责。 三、公文传递 公文的传递由办公室专人负责，未经批准严禁将秘密文件带往公共场所 或家中。 文件的签收由各部门指定专人负责，签收范围有：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 行政事业单位、行业协会、相关企业送达的文件资料。 内外电子邮件资料。 其它单位或部门通过其它方式传递的文件资料。 （三）登记、分送。 与公司业务无直接关系的宣传资料、印刷资料等无需登记。 其它来文资料须在文件资料登录表上登记（收文编号由各部门按流水号 码一文一号编列）。 收文经各部门负责人提出处理意见，及时分送相关人员，不得积压延误。 属急件的在接件后即时传送，违者按造成的影响及损失程度进行处罚。 四、图例　 二级公司上报文件传递程序 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 公司文员 门 备案上报 伟 集团各部门上报文件传递程序 会议管理（第一部分） 会议的含义 会议通常用来表示有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会，也就是我们通常所说的“开会”。 会议的构成要素 从广义上讲，任何一个会议都必须有这样三个要素： 有共同的议题；（二）有公认的组织者；（三）三人以上的正式