南方医科大学教学类档案管理实施细则 - 南方医科大学综合信息门户.docVIP

南方医科大学 教学类档案管理实施细则 为了提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动及教学研究等项工作中的作用，并为考核教学工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本细则。 第一条　教学档案工作的基本原则 （一）凡是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、电子文件等载体材料均属教学档案。 （二）教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。 （三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （四）教学档案工作是教学管理的重要组成部份，必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 （五）学校教学档案严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。学校教务处、研究生学院、继续教育学院、国际教育学院、就业指导中心等均为教学档案立卷归档主管部门。 （六）学校各教学管理和教学业务部门或单位应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应兼（专）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，协同各立卷主管部门按要求做好教学档案的积累、立卷和移交工作。 第二条　教学档案归档范围 （一）归档范围确定的原则 1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合教学管理和教学实践活动的特点。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、专业建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件2：《南方医科大学教学类档案归档范围和保管期限表》。 2.归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 （三）不归档的文件材料 1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件； 2.上级有关教学的未定稿的文件； 3.重份文件； 4.无查考利用价值的事务性临时性文件； 5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 6.校内其他单位发来的文件； 7.与校外单位交换来的材料； 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 第三条　教学文件材料的部门立卷与归档流程 （一）形成与积累 1.每年新学年开始后，学校分管理档案工作的校领导向各二级单位、部门部署新学年教学工作时，同时向各单位布置形成积累教学文件材料的任务。 2.各教学单位兼职档案员按《南方医科大学教学类档案归档范围和保管期限表》分别积累、收集教学类文件材料，并定期进行整理。 3.档案部门随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。 4.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，移交手续完备。 5.教学档案管理发文归档一式二份，其它文件材料一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，可根据实际情况，酌情增加副本。 （二）整理组卷 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各学院或教学管理单位的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料按内容分别向教务处、研究生学院、继续教育学院、国际教育学院、就业指导中心等立卷主管部门分类移交，组卷后再由以上单位的专（兼）职档案员集中统一向学校档案部门归档移交。 （三）整理步骤 1.分类。综合性文件，将归档文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入形成年度；跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度规划、计划，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；历经数年办完的文件，应归于结束年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过50页（学籍案卷因经常利用复印，应以组薄卷为宜）。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷，注意分清年度