单位档案室收集范围、整理标准和进馆时限的规定-利津县档案局.pptVIP

2、件内文件排序 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 2、收文：文件处理单+收文 归档文件排序： 正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文本在前，外文本在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 另外： （1）会议记录应按照时先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。 第三步：准确分类 采用年度、组织机构(问题)和保管期限分类法。 建议采用：“保管期限－年度”分类法。 做到：分类清楚、相对稳定 属于的永久保管文书档案内容 1、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 2、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 3、本机关制定的法规政策性文件材料； 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合性、统计报表等； 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6、本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 把握文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从本机关的职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件是否具备法规性政策性、对日后工作查考价值等诸多因素来通盘考虑。 正确判断文件的归档年度 1、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的《1996——2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。 2、跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 3、几份文件作为一件时，“件”的日期 不只是单份文件，转发文与被转发文、来文与复文等作为一件时，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。 4、文件没有标注日期 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 第四步：按件装订 1、修整： “件”确定后，再对每件检查，不合乎要求的要进行修裱复制、折叠、去钉等。 破损的需要修裱 字迹模糊或不耐久的要复制 去除对文件长期保存有损害的原装订物 规整页面到A4大小 2、装订：以件为单位进行装订，文件左侧、下侧对齐。（规范、整齐、美观 ） 3、永久、30年的采用“三孔一线”装订或不锈钢订书钉或浆糊装订；10年的可保持文件原貌，也用普通订书钉装订。 装订要求： （1）牢固、安全、简便（减少对文件材料本身的影响） （2）相同保管期限的装订方式应该一致 （3）不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订，不建议用缝纫机装订。 （4）永久保管、定期30年的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 直角装订 （文件正面） 第五步：科学排列 1、依据事由原则，在同一保管期限内，把同一事由的相关文件排列在一起。同一事由是指一项工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一个案件或内容相近的，如文件如人事类、表彰类。同一事由的文件先分级别（降序），再分时间（升序）。 2、不同事由的文件排列时，可按“相近的靠拢、不同的分开”的方法，按时间先后顺序、事件的重要程度及具有的共同属性等分别集中排列。 第六步：编号盖章 1、编制归档文件档号 2、编页码 3、加盖归档章 档号的编制： 依据分类方案和排列顺序编写档号: 档号的结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号如“A100-WS·2011-Y-0001”。 档号按照以下要求编制： a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。 b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）件