办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析.pdfVIP

科技信息 (biT技术论坛o SCIENCE＆TECHNOLOGY LNFORMATiON 2008年 第2期 办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析 张俊平 (华东理工大学 中国 上海 200237) 【摘 要】本文首先对办公自动化条件下电子文档管理面临的真实性、安全性、规范性等问题进行了分析；然后针对存在的问题从重视电子 文档制度与法规建设、培养合格人才、完善电子文档相关技术化支持体系等方面，对推进电子文档规范化管理的对策提出了一些思考。 【关键词】办公自动化；电子文档；规范化管理 办公自动化是指利用先进的计算机网络技术，将办公业务活动物 人们的普遍推崇和喜爱。但是，由于电子文档的主要内容是部门内部 化于人以外的各种设备之中，并由这些设备与办公人员构成服务于一 业务活动的详细记载，这些涉及组织机构内部活动的信息往往不宜对 定目标的人机信息处理系统。这种新型的人机信息处理系统最大的优 外公开．对于查阅利用电子文档的对象要因人而异，这种状况对电子 点，在于组织机构内部的人员可以跨越时间与空间的限制，借助于网 文档开放的设定范围和查阅对象的权限设置就有着很高的技术要求 络技术在同一网络办公平台系统中开展办公业务活动，从而极大地提 和限定 从此角度来看，对网络上电子文档等资源的共享性要求与对 高工作效率。 电子文档利用人员的使用限定性要求二者之间就存在一定的矛盾，难 随着电子科学技术的迅猛发展，人们对信息的接收、阅读、处理日 以做到有机协调和统一。电子文档利用的开放性问题也是电子文档管 益电子化。办公自动化系统因其快速、高效、便捷等特点，被广泛应用 理面临的主要问题之 。 于各单位的文书、事务处理系统，并由此催生了一种新型文档形 二、办公自动化条件下推进电子文档规范化管理的对策思 式——电子文档。由于电子文档在载体、表现形式等方面与传统的纸 考 质文档大异其趣，因而对它的规范化管理问题愈来愈受到人们的高度 电子文档的产生标志着社会的进步、信息科学技术的发展。为了 重视 满足电子文档迅猛发展的需要，解决电子文档规范化管理过程中面临 一 、 办公自动化条件下电子文档管理面临的主要问题分析 的各种问题，笔者认为，需要从创建具有自身特点的办公自动化系统、 由于办公自动化系统承载了办公业务活动的整个过程，文件材料 重视电子文档制度与法规建设、培养合格的电子文档管理人才、完善 的起草、审批、成文、制发、归档等环节是在办公软件的模块化管理下 电子文档相关技术化支持体系、推进文档管理一体化模式等方面进行 自动完成，网络办公平台系统记载了整个文件的传输过程，这一文件 尝试和创新。 的处理过程也就是电子文档的生成过程。这种在办公自动化条件下诞 1．创建具有自身特点、适合本部门工作需要的办公自动化系统， 生的电子文档有着与传统纸质文档不同的新特点，如文档存储数码 是做好电子文档规范化管理的前提 化、文档传输网络化、文档管理自动化、文档利用在线化、文档处理一 目前，在电子信息技术浪潮的冲击下，办公自动化系统软件开发 体化等 但这种因时而生的新型文档存在内容的易修改性、对外部环 商如雨后春笋般涌现，市场上的办公自动化系统软件种类繁多，水平 境和硬件条件的高度依赖性等局限性，这在一定程度} 增加了电子文 参差不齐，良莠混杂。因此，各单位在选用办公自动化系统软件时，首 档规范化管理的复杂性和难度。 先要选用有一定知名度且熟悉机关事务办公流程的商家所开发的相 1，电子文档保存的真实性问题 对成熟的系统软件 文书档案的真实性依赖于文书档案的原始性。电子文件不像纸质 办公自动化系统的最大功能在于能实现单位内部文书事务处理 文件那样可以白纸黑字一目了然，原始性与真实性显而易见。电子文 的自动化。由于各单位在办公方式与方法存在个体的差异，因此选定 件从起草、修改、签发到印制都是在计算机上完成的，因而具有便于修 软件后不要急于投入使用，一定要结合本单位的工作实际，进一步对 改、复制等特性，这使得从内容到形式上都能体