高职文秘专业《文书工作与档案管理》第九章 电子档案.pptVIP

2．案卷著录 　　在手工环境下，案卷是文件的最小集合体；而在电子环境下，由于没有保存空间的限制，实体意义上的案卷已不存在，但是在维护文件之间有机联系的意义上，案卷仍有存在的必要性。 9.3.4 电子档案收集与整理工作中应注意的问题 1．电子文件的形成特点 (1)分散性。 (2)差异性。 (3)随意性。 2．“前端控制”原则 所谓“前端控制思想”，是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。 3．必须建立严格的电子文件形成与管理制度，确保其真实性、完整性和有效性 　　保证电子文件的真实性、完整性和有效性是一件十分困难的、涉及多方面因素的工作，这个问题的解决有赖于信息技术的进步，电子文件、电子档案管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。 9.3 电子档案的管理与利用 9.3.1 电子档案的保护 9.3.2 电子档案管理 9.3.3 电子档案的提供利用 9.3.1 电子档案的保护 电子档案的保存与维护具有复杂性，不仅仅是指防霉、防蛀、缩微、复制等，更主要的是确保电子档案信息的安全可靠和有效利用。 1．电子档案信息的保护 （1）建立电子档案维护管理的信息文档 　　这个文档的建立，是对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。 　　电子档案的可存取性是指电子档案在利用中得以准确、完整并能以人们直观理解的方式进行显示。电子档案来源广泛，形成于不同的计算机系统，与其有关的技术及数据结构定义和所用的软硬件平台各不相同，其内容格式的编排也不尽相同。 （2）确保所有电子档案内容的可存取性 　　计算机系统与网络是电子档案传输利用的主要环境，因此，系统与网络的安全性能是电子档案信息安全的重要保障。对计算机系统与网络安全的威胁主要表现在非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完整性、干扰系统正常运行、传播病毒、线路窃听等方面。 （3）维护计算机系统与网络安全 信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好的、有效的恢复手段。 对于电子档案的备份，应根据所备份数据的不同要求，选择不同的备份方案。 （4）档案信息备份 2．电子档案载体的保护 随着信息技术的发展，电子文件记录载体的种类也不断增加。目前，电子文件的信息存储载体有磁性载体(如磁带、硬磁盘和软磁盘)和光学载体(如光盘)。 　　（1）电子档案载体的选择 　　（2）光盘档案的保管 9.3.2 电子档案管理 1．加强电子文件归档的组织管理 （1）加强电子文件归档的组织领导 电子文件的形成、收集积累、整理归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。对归档后形成的电子档案的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持。 在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，对一些研究成果的归档，还应要求其产品与实际的技术状态保持一致。 （2）明确电子文件归档的工作内容和要求 归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理的水平，因此必须有质量控制措施，以保证工作的正常进行。 （3）采取措施，保证电子文件归档的质量要求 2．保证电子文件的信息安全 （1）电子文件信息安全的技术措施 （2）保证电子文件信息安全的管理措施 3．电子档案管理的设备 （1）数据库管理系统 数据库是在电子计算机的外存储器上，按一定组织方式存储在一起的，相互有关且具有最小冗余度和可共享的、具有较高独立性的、能确保安全和完整的数据集合。 信息数据的存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质，如磁盘存储器和磁盘、磁带和磁带机、光盘和光盘驱动器等。信息数据的利用需要相应的输出设备，如终端(通常由一个键盘和一个显示装置组成)、打印机等。 （2）存储及输出设备 根据操作系统所管资源的不同以及提供服务方式的差别，操作系统大致可分为多道批处理、分时、实时、网络和分布式等五种类型。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同又可分为系统程序和应用程序。 （3）软件和程序 为保存电子文件的可存取性、可理解性和可利用性，必须对电子文件数据结构及类型进行了解。数据结构，即数据的组织形式，它既描述数据对象，又描述这个集合中数据元之间的相互关系