高职文秘专业《文书工作与档案管理》第七章 档案的检索、利用与编研.pptVIP

2．建立计算机检索的步骤 　　（1）系统分析 　　（2）设备选购和安装 　　（3）人员培训 　　（4）检索软件设计 　　（5）数据准备 　　（6）系统的检验和修改 　　（7）系统操作管理 　　（8）系统评价 7.2 档案利用工作 7.2.1 档案利用工作的内容 7.2.2 档案的必威体育官网网址与开放 7.2.3 档案利用方式 7.2.1 档案利用工作的内容 　　档案利用工作也称为“档案提供利用工作”，即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。 　　档案利用工作的内容一般包括提供档案原件、提供档案复制件、制发档案证明、举办档案展览以及提供档案咨询服务等方面。 7.2.2 档案的必威体育官网网址与开放 1．档案的必威体育官网网址 　　人们对档案的利用是有差异的。某些档案在近期内就可以得到广泛利用，某些档案却要经过相当长一段时间后才能得到广泛利用；某些档案可以在大范围内提供利用，某些档案却只能在小范围内提供利用；某些档案可以在一般的条件下提供利用，某些档案却要在严格限定的条件下才能提供利用。 （1）必威体育官网网址的本质 　　人们对某一种类型、某一方面内容档案的必威体育官网网址，并非是不提供利用，而是为了更加有效地利用这一部分档案，使这一部分档案的作用得到充分和恰当的发挥。 （2）档案的解密 2．档案开放 　　开放档案是档案利用的又一种形式。所谓开放档案，就是将相关的档案向社会广泛提供，用户只要经过一般的手续即可利用档案。目前，可以开放的档案一般包括两种类型：一种是在形成之初就不涉及机密的档案；另一种是在形成时具有一定的机密性，但现在必威体育官网网址期限已满的档案。 （1）档案开放的本质 　　档案开放的本质就是让更多的人利用更多的档案，充分发挥档案的价值。 档案的开放和档案的利用也是一对具有从属关系的概念。档案的开放从属于档案的利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊形式。 （2）档案开放的办法 　　各级国家档案馆开放档案的利用手续：大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信，可直接到档案馆利用。 7.2.3 档案利用方式 　　档案馆(室)的档案利用的方式是多种多样的。从提供文献的级次来划分，可以分为一次文献利用，如提供原件、复制件利用；二次文献利用，如提供档案目录利用等；三次文献利用，如通过编写档案参考资料提供档案信息等。 1．组织阅览 　　阅览室是档案馆(室)为接待用户而专门设置的利用档案场所。开辟阅览室接纳用户是档案馆(室)提供利用工作的一种普遍的和主要的服务方式。 （1）建立阅览室的优越性 　　档案是人们在社会活动中所形成的原始记录，一般都表现为单份或孤本，某些档案还具有一定的机密性，这些都决定了档案不能够外借或不便于外借，应主要采取馆(室)内阅览的方式。 （2）阅览室的接待工作 　　阅览室的接待工作一般可分为两个方面，即进门时的接待和出门时的接待。 　　进门时的接待，可以使档案人员了解用户的兴趣和需求，从而适宜地提供服务。 （3）阅览室的安全措施 为了有效地对档案进行保护和必威体育官网网址，阅览室应建立一定的规章制度，以防止档案被盗被损，并且把粗心利用所造成的损毁减小到最低限度。 2．原件外借 　　档案原件一般不借出档案馆外使用，但在某些特殊情况下，如必须提供原件作为证据或不便于到阅览室来利用时，经过批准，可暂时将档案原件借出利用。而在机关档案室，由于其一般不具备专门的阅览室，故较多的是原件外借利用。 3．制发复制本 　　随着档案提供利用工作的深化，人们利用档案的形式也趋向于多样化。一般用户的利用目的主要是获得有关的档案信息，在档案可靠性得到保证的前提下，对所利用的档案文本并不作特殊要求。 　　档案证明是档案馆(室)根据用户的需要和申请，为证明某种事实在馆藏档案中有无记载以及如何记载而出具的书面证明文件。 　　在社会生活中，人们往往需要档案部门提供一定的证明文件，以证实某种事实在档案中的记载情况。 4．档案证明 　　档案参考咨询，是档案人员向用户直接提供档案信息及有关情报的一种服务方式。 　　用户到档案部门来利用档案，他们提出的各种要求往往是比较原始的，不规范的，他们的查询意图也往往与某一档案馆(室)的特定馆藏不相一致。 5．参考咨询 　　档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。这是一种通过展示和介绍有关档案的内容和形式来提供利用的方式。 　　档案展览是按一定的主题举办的，因此，展览基本上集中了这一主题档案中的精华，人们可以从中得到较为集中和系统的材料，甚至还可以发现某些从未见过或难以找到的珍贵材料或线索。 6．档案展览 7.3 档案编研工作 7.3.1 档案编研工作概述 7.3.2 档案编研工作的一般程序 7.3.3 档案编研成品的形式与编写 7.3.1 档案编研工作概述 1. 档案编研工作的含义