高职文秘专业《文书工作与档案管理》第四章 文书的整理与归档.pptVIP

（2）分类方案类目的分类 按问题分类； 按保管期限分类； 按组织机构分类； 2．初步整理 　（1）初步整理的含义 　　初步整理即指平时归整，也就是文书处理部门在平时就要有计划地把本机关一年中逐步形成的应归档的文书逐步整理起来。 （2）初步整理的过程 　　具体过程为：文书工作人员应根据文书分类方案把已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时规整，装入“案盒”，到年终或第二年初再严格按归档的要求进行调整。 （3）初步整理的注意事项 及时收集已经处理完毕的文书材料； 定期检查； 3．系统整理 一年的工作结束后，文书人员还应在平时归整的基础上，对文件进行系统整理和编制目录，为的是便于移交和以后对档案文件的管理和利用。 （1）确定案盒内文件 　　（2）进行案盒内文件的编号 　　（3）填写案盒内的项目 　　（4）归档工作 第4章 文书的整理与归档 文书立卷工作 4.1 文书的整理与归档工作 4.2 4.1 文书立卷工作 4.1.1 文书立卷的含义及特征 4.1.2 文书立卷的原则和范围 4.1.3 文书立卷的组织工作 4.1.4 文书立卷的步骤 4.1.1 文书立卷的含义及特征 1．文书立卷的概念 文书立卷是指文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。 文书立卷应注意以下事项： 　　第一，必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。 　　第二，必须是具有保存价值的文件资料才能归档保存。 　　第三，必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 2．文书立卷的特征 (1)按文件的时间特征立卷。 (2)按文件的地区特征立卷。 (3)按文件的作者特征立卷。 (4)按文件的问题特征立卷。 (5)按文件的名称特征立卷。 4.1.2 文书立卷的原则和范围 1．文书立卷的原则 （1）文件材料有无保存价值是文书立卷的基本依据。 　　文件的保存价值不是由立卷人主观决定的，而是由文件本身的价值决定的。 （2）方便保管和利用是文书立卷的基本原则 　　文书立卷的目的，是为了方便文件的保管和日后的利用。 　　（3）保持文件之间的历史联系是文书立卷工作的前提 在立卷时，只有保持了文件之间的历史联系，才能反映历史情况的真实面貌。 2．文书立卷的范围 （1）应该立卷归档的文件材料 （2）不应立卷归档的文件材料 4.1.3 文书立卷的组织工作 　　1. 文书立卷工作会议 　（1）立卷工作会议的概念 　　立卷工作会议室机关立卷部门在每年立卷工作开始前召开的关于部署当年立卷工作的专门性会议，是机关每年度的一个例会，是机关部门立卷制度的一项必要的内容和环节。 （2）立卷工作会议的基本内容 　　当年立卷工作的动员； 提出本年度立卷工作的工作安排、要求和步骤； 明确有关人员的立卷职责等。 　　（3）立卷工作会议的参加人员 　　参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。 2．立卷业务培训 　　（1）立卷业务培训的概念 　　立卷业务培训是指为提高立卷工作水平，由机关立卷部门或档案部门组织的关于具体立卷业务的一种专门培训。 　　（2）立卷业务培训的形式 　　立卷业务培训可采用专门培训、业余培训或以会代训(与立卷工作会议结合举行)等形式，有目的、有针对性地进行，并应结合规范、标准以及本单位立卷工作实际。 （3）立卷业务培训的内容 　　立卷业务培训的内容应包括文件与文件的种类、文件处理程序、立卷归档业务、案卷格式与质量要求和机关档案工作的基础知识等。 　　 3．文件材料的收集和清理 　　（1）文件材料的收集 　　（2）文件材料的清理 4．发挥机关档案室的作用 　　（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作 参加机关立卷工作会议； 提供立卷人员的业务咨询和观摩学习； 协助组织立卷业务培训和文件材料的清理与收集； （2）为机关立卷工作提供良好的后勤服务 　　应保证立卷所需用品的供给； 对立卷场所的管理，清理库房和档案装具，准备移交案卷的上架空间等； （3）进行立卷工作的业务指导和监督机关档案部门的指导与监督作用 　　 ① 协助机关立卷部门制定机关文件材料立卷类目； ② 指导和监督机关立卷人员的立卷工作，提供有关的业务标准和规范，确保文件材料的齐全完整和立卷的规范化、标准