高职文秘专业《文书工作与档案管理》第二章 文书的种类、体式和稿本.pptVIP

2．定稿 定稿也称为原稿，但它不是指文件的原始草稿，而是文件的标准稿，是经过修改审阅后由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是缮印发出所用的正本的标准依据。 草稿经过审核、修改、签发之后，才能形成定稿。 3．存本 　　存本指的是发文机关留存的印制本，在内容和形式上与正本一样。但它的主要作用是作为向外发出的正本的样本留作存查的，留存份数可根据需要来定。 4．试行本 　　试行本主要用于法规性文件，是法规性文件的一种特殊形式。当制发机关认为文件内容可能还不够成熟，有待于进一步通过实践来检验，最后再作修订时，为稳妥起见，先用试行本的方式发布实施。 　　试行本在试行期间同样具有法定效用，应当认真执行。当有了经过修订的正式文本后，试行本即行失效。 5．暂行本 　　暂行本也主要用于法规性文件。在制发机关认为一时还来不及制定详细周密的规定时，先发一个暂行的文件执行。暂行本也是法规性文件的一种特殊形式，在暂行期间具有同等的法定效用。 　　暂行本在经过一定时期的经验积累之后，经修订再发布正式的文本。 　　试行本和暂行本都是主要用于法规性文件，也都具有法定效用，二者在本质上没有什么区别。只是试行本主要是“试用”，暂行本则是强调时间。对于发文机关来讲，既然是“试行”和“暂行”，就不宜长期不动，应在其内容成熟之后，适时地制发正式文件。 6．修订本 　　修订本是指已经发布生效的文件，在实行一段时间以后，进行进一步修订再行发布使用的文本。修订本具有法定效用。 7．不同文字文本 　　同一份文件，在形成的过程中，根据需要有时会有两种或两种以上文字的文本。如在少数民族自治区，为了阅读的方便，发文机关往往同时使用汉文文本和少数民族文字文本，两种文字的文本都是正本，具有同等的效用。 在外事工作中，也由于工作需要，往往会有中文文本和外文文本。在签订国际条约、合同、协议时，为避免文字解释上的争议，有时须同时规定以哪一种文字的文本为准。 第2章 文书工作的种类、体式和稿本 文书的种类 2.1 文书的体式 2.2 文书的稿本 2.3 2.1 文书的种类 2.1.1 文书的种类 2.1.2 通用文书 2.1.3 专用文书 2.1.1 文书的种类 1. 文书种类的划分 （1）按公文种类名称是否法定划分 （2）按公文的来源去向划分 （3）按公文的行文方向划分 （4）按公文阅读范围和机密程度划分 （5）按公文的使用范围划分 2．文书种类的选择使用 正确选用文书名称对机关处理行政工作具有重要意义，因此我们必须准确把握划分文书种类的依据和要求。选择确定文种的具体方法有如下几种。 （1）根据各个文种的用途选用文种 　（2）根据发文机关权限选用恰当的文种 　（3）根据发文机关和收文机关的行文关系选用文种 　（4）根据行文具体目的、要求和公文的内容选用文种 　（5）根据公文处理法规选择法定公文文种 3.1.2 通用文书 通用文书是指党政机关、企业、事业单位广泛使用的一类应用文，具有适用性广泛、通用性强的特点。通用文书主要用于管理工作，包括处理机关事务，交流信息等。在长期使用过程中通用文书已经形成了较为成熟的写作模式，每一种通用文书一般都有多种固定的写作模式。 1．通用法定公文 （1）命令 命令分为发布令、行政令和嘉奖令三类。 　　（2）决定 　　决定分为三类：法规性决定、知照性决定和指挥性决定。 命令和决定的区别： （1）制发单位范围不同。 （2）内容重要性程度不同。 （3）执行的强制力度不同。 （3）公告 公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。它是一种具有广而告之性质的下行文，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采取重大行动的目的，宣布禁止妨害国家和公共利益行为的有关规定和其他需要人民群众了解的重要事项。 公告分为周知类公告和事项类公告两类。 （4）通告 通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。它是各级机关、团体常用的具有一定约束力和知照性的下行文，一般行政机关和有一定指挥权的临时机构都可以使用，一经发布便直接生效，并具有法规作用、执行作用、教育作用。 通告分为执行性通告和告知性通告两类。 　 （5）通知 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。 （6）通报 通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要