高职文秘专业《文书工作与档案管理》第八章 专门档案的管理.pptVIP

（1）单位之间交接会计档案 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、档号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 2．会计档案的保管要求 （1）会计档案按类别分柜存放。 （2）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。 （3）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材。 （4）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞。 （5）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，保持清洁卫生，以防虫蛀。 （6）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿。 （7）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 3．会计档案的借阅 （1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。 （2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续 （3）借阅会计档案人员不得在案卷内乱画，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。 （4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 4．单位产权变动后会计档案的归属 会计档案的保管期限分为永久和定期两类。 6. 会计档案的销毁 （1）可销毁的会计档案及销毁程序 （2）不可销毁的档案 5．会计档案的保管期限 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 4．单位产权变动后会计档案的归属 8.3 声像档案的归档管理 8.3.1 声像档案的管理 8.3.2 照片档案的管理 8.3.3 录音录像档案的管理 8.3.4光盘型声像档案的管理 8.3.1 声像档案的管理 1. 声像档案的概念 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。 2．声像档案的特点 （1）信息存储密度 （2）信息处理和加工 （3）信息的复制和传播 （4）标准化和规范化 （5）信息处理的设备和费用 （6）载体的保存寿命 8.3.2 照片档案的管理 1．照片档案的特点与种类 (1)形象性。 (2)瞬间性。 (3)纪实性。 2．照片档案的收集和鉴定 照片档案的收集范围应该包括以下方面。 （1）反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案； （2）领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案； （3）单位组织或参加的重要外事活动的照片档案； （4）记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案； （5）反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案； （6）与其他载体档案有密切联系的照片档案； （7）其他具有保存价值的照片档案。 照片档案的归档要求主要包括以下几方面。 （1）及时归档。 （2）严格按照归档范围归档。 （3）归档照片底片、照片和文字说明三部分应齐全。 （4）底片与照片影像相吻合。 （5）照片档案的影像清晰，无损伤。 照片档案的鉴定主要包括以下方面。 （1）鉴定照片档案是否完整齐全 （2）鉴定有关照片是否属于照片档案的范畴。 （3）鉴定照片的质量。 3．照片档案的整理 （1）照片档案的分类 由于保管的要求不同，照片档案中底片与照片应分别整理分类，对底片的分类可以将一个全宗内的底片分成负片和反转片两类，分别整理存放。 （2）照片文字说明的编写 文字说明是照片档案不可缺少的一部分，如果没有文字说明，许多照片连出处、事件、人物都无法分辨，更无法判断其价值，而同一张照片可能因其文字说明不同，内容大相径庭。 4．照片档案的保护 　　按国家有关规定，照片档案中底片保管温度为13