如何管理Outlook档案.pdfVIP

如何管理好OUTLOOK 邮件和档案 工作时间一长，那么邮件就越来越多，每次开机运行 OUTLOOK 和收发邮件的时候会 感觉速度很慢，针对以上的问题，接下来讲解下如何管理好 OUTLOOK 的档案和邮件，更 好的提高OUTLOOK 性能和工作效率。 方法有两种： 方法一：定期删除不用的邮件（一个或半个月删一次），在删除的时候用 Shift+Delete 键 （彻底删除），删除后压缩下数据文件，位置：工具—选项— 邮件设置—数据文件，找到 邮件送达位置的那个数据文件如（图 1），点右边的设置按钮，出现（图 2 ），点开始压 缩按钮即可。 （图1） （图2 ） 方法二：创建另外的数据文件来存放邮件 1．先查看下目前数据文件的大小，如（图1），选择右边的打开文件夹，如（图3 ） 一般用来收发邮件的那个数据文件大小建议控制在800M 左右，一但这个数据文件很 大的话，会影响OUTLOOK 运行的速度，在处理邮件的收发动作时会很慢。 一个数据文件最多只能存放4GB 的邮件（包括收件箱，已发送和已删除邮件），时间长 了必须添加另外的数据文件来保存邮件。 一般来说，如果你的邮件很多而且都很大，需要保存很久以前的和已发送的邮件，那么 除了一个用来收发邮件的数据文件外，建议另外再添加两个：一个用来保存已发送的邮件， 另外一个用来保存3 个月前的邮件。 （图3 ） 2 ．如何添加数据文件 1）找到添加数据文件的位置，如（图1），点添加，如（图4 ）： （图4 ） 2 ）存储类型选上面的那个（Office Outlook 个人文件夹文件.pst ），点确定如（图5 ）： （图5 ） 3 ）找到要存放数据文件的文件夹（点左边我的电脑），一般在D 盘或E 盘的Mail 文 件夹下，找到后在文件名中起个名字，点确定如（图6 ）： （图6 ） 4 ）在名称中输入你想用的名称，例：保存已发送的邮件，点确定如（图7 ） （图7 ） 5 ）在Outlook 数据文件中就会出现刚刚创建的那个 “保存已发送的邮件”， 点关闭即可 6 ）以后就可以把要保存的已发送邮件移至此数据文件中，方法如（图8）： 点目前的已发送邮件，然后选中要移动的邮件，全选快捷键为 Ctrl+A，选中后点鼠标 右键选择移至文件夹，移到刚刚创建的数据文件“保存已发送的邮件”中，如（图9 ） （图8 ） （图9 ） 3 ．另外除了创建要保存已发送的邮件外，根据自己邮件的大小再多创建几个来保存其他邮 件，方法和上面的一样。 4 ．建好数据文件后可以使用自动存档来保存邮件，工具—选项—其他— 自动存档 如（图10） （图10） 进入自动存档页面后，点浏览按钮选择用来保存邮件的数据文件，其他的选项根据自己的 需要来设置，如（图11） （图11）