初、中级档案职称考试教材解读《档案工作实务》六.pdfVIP

Touch With Grassroots 基层连线 初、中级档案职称考试教材解读 （六） 《档案工作实务》 第四章 电子文件管理 把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一 阶段实现。 第一节 电子文件概述 （三）真实性保障原则 一、概念 要求文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不 电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计 变。 算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 （四）完整性保障原则 一、 电子文件构成要素 要求电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件 电子文件由内容信息、背景信息与结构信息三大基本要素构成， 的内容、结构和背景信息没有缺损。 其中， （五）可读性保障原则 （一）内容信息是指文件中所表达的对象，包含表达作者意图的 要求文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理 信息；（二）背景信息是对有关文件及形成、维护文件的管理背景的 后能够以人可以识读、理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 描述信息；（三）结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现 （六）风险管理原则 形式的信息。 通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方法对电子 二、 电子文件的特点 文件风险加以防范和控制，以最小的成本获得最大的电子文件安全保 （一）信息的非人工识读性及系统依赖性；（二）信息与载体的 证。 可分离性；（三）信息的流动性与不稳定性；（四）信息存取的不可 （七）技术与管理手段结合原则 靠性。 电子文件管理技术手段与管理措施需要密切配合：技术手段是确 三、 电子文件的种类 保电子文件真实、可靠的工具；严格的管理是保证技术措施可行与实 根据不同的标准，电子文件以划分为不同的类别： 现电子文件生命周期全过程控制的保障措施。 （一）按文件信息格式可分为文本文件、数据文件、图形文件、 二、 电子文件管理模式 图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等；（二）按文件功能可 （一）机构内部电子文件管理模式 分为主文件、支持性文件、辅助性或工具性文件；（三）按文件生成 1．分散式管理 方式可分为数字化文件、原始数字文件；（四）按组成方式可分为简 电子文件分散地保管在各文件形成部门，归档保存的是由电子文 单文件、复合文件、复杂文件。 件转换而来经正式签署的纸质文件的管理模式。 2．集中式管理 第二节 电子文件管理概述 在机构内部有统一的部门归口负责管理机构所有的电子文件。一 一、 电子文件管理原则 般来说，归口部门有档案部门和信息技术部门。信息技术部门统一管 （一）全程管理原则 理电子文件无法真正保障电子文件的真实性、完整性与长期可读性。 根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体 3．文档一体化管理 系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、 根据全程管理和前端控制原则，不再强调文件、档案界限改而采 一致的管