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高校系部办公室管理研究 　　摘要:随着高等学校的迅猛发展,系部办公室的管理职能和所承担的任务大大增加,面对新的形势,本文对高等学校系部办公室的地位和作用,应该具备的服务意识,机构设置及人员配备,管理人员队伍建设等几个方面进行了探索,结合自己多年的系部办公室工作管理经验,提出了做好高校系部办公室工作的对策。 　　关键词:高等学校;系部办公室;管理;研究 　　 　　 　　随着经济的持续快速发展,社会对高等教育的需求不断增长,从1998年高校扩招开始,高等教育经历了十余年的迅猛发展,高等教育已从精英化教育向大众化教育发展。截止2009年,我国高校毛入学率已达24.2%,招生人数比扩招前的1998年增加了5.7倍。为适应高校自身的发展,各校普遍深化了管理体制改革,工作重心下沉,管理重心下移,其结果是学校更加注重发展规划,为系部提供办学的硬件设施,注重科研工作(因为科研是高校排名的重要考核指标,是学校实力的重要依据),而将学校的教学职能和社会服务职能下移到系部,使系部从一个单纯的教学组织单位转变为有一定权责的综合管理部门,既要组织教学和科研工作,又要通过社会服务实现创收(高校普遍的做法是学校发放工资和课酬,系部通过创收发放奖金福利),还要负责学生的就业工作,思想政治教育、参与招生、教师招聘、资产管理等等,其功能小而全,所承担的任务大大增加。作为系部的中心枢纽及综合管理部门的系办公室,如何适应新形式下学校、系部的管理需要,如何构建科学、合理的办公管理体系,进一步提高教育管理水平,提高工作效率,更好地为教学科研工作服务,是关系到系部稳定、发展的重要因素。 　　一、正确认识系部办公室的地位和作用 　　系部办公室担负着承上启下、协调关系、联系各方,发号施令的任务,是学院(系部)工作运转的枢纽和调度中心,它的职责是:文件收发传阅,文书处理归档,打字复印传真,公章印鉴保管,物资采购保管,综合材料起草,事务检查督办,会议安排记录,有关问题调研,征询师生员工意见,传达领导意图。因此,系部办公室工作要发挥好以下作用:1、领导的参谋和助手作用。办公室人员是领导的耳目和左右手,要当好助手,就必需熟悉上级文件精神,了解和掌握系部一个时期的工作安排及其贯彻落实情况,了解和掌握一个时期内教职工的思想情绪,发现问题及时化解和反馈。对于系部将要研究和处理的问题,办公室要及时调查收集、分析研究,得出正确的看法,提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考,为领导的决策提供服务。2、承上启下和协调工作的作用。办公室是系部工作运转的轴心,是领导联系各方的纽带,是上下级之间沟通的桥梁,起着平衡各方关系,协调各方工作,化解各种矛盾的作用。3、督促检查落实的作用。系部工作千头万绪,需要各科室独立完成或分工协作,这就需要系部办公室根据工作安排和事件的轻重缓急,及时督促检查和落实,推动系部工作的正常进行。4、窗口和门面作用。办公室人员的着装打扮、精神面貌、语文表达、办事能力的水平代表着系部的形象。 　　二、牢固树立服务意识 　　办公室的地位和作用决定了办公室在许多工作中要受领导委托牵头,把领导的意图、班子的决策传达贯彻下去,要把系部的工作情况汇报上去,要和内外部单位打交道。在工作关系的处理上,办公室要注意摆正位置,明确自己的职能是协办服务,与人共事要平等相待、密切合作,不能越权当头,更不能给别人感觉是领导化身高人一等。系部办公室的服务意识不能停留在口头上,对老师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善处理解决,对一些不在职责权限范围内而难于决断的事情要及时向系部领导汇报 ,并同当事人解释。对前来办事的外部人员要热情接待、周到服务,即使遇到特殊情况,也应不急不燥,心平气和,使办事者高兴而来、满意而归。 　　三、机构设置与人员配备 　　目前,系部一般设有系办,学生科两个科级机构,学生科负责学生思想政治工作,系办负责除学生思想政治工作以外的所有工作,设主任一名,副主任一名,其他人员则根据工作职能设若干秘书岗位。有的系部设有教务科,以加强系部的教学管理工作,突出教学的中心地位。随着工作重心下沉,管理重心下移,作为系部工作枢纽的办公室,事务多,工作随机性强,加上有的系部管理人员配备不足等问题,使系部办公室工作经常疲于应付,难以提高工作质量,长此以往,会造成在岗管理人员长期超负荷运转,最终势必影响工作效率,再加上高校作为一个社会单位,必然要考虑照顾各种社会关系,存在一些人浮于事的现象,也会影响到工作效率。因此,要提高系部办公室的工作效率,首先要做到责、权、利相统一。各科室和岗位之间,责权利都应界定清楚,以免出现政出多门或相互推诿,无人负责的现象;其次,要根据工作人员的文化素养和性格特点科学分工,尽量使每个人的能力和特点得以充分发挥;第三,要充分协作。对于事关系部全局的决策的实施