档案立卷方法和要求.pptVIP

案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标题完全一致,不允许随意改动或增减文字; 年度:即该案卷的所属年度; 保管期限:即该案卷的保管期限; 页数:即卷内实有档案文件的总页数; 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、损坏、移出等情况. 5.案卷装订﹑装盒的要求(办法的十九条) 1)归档文件可采用装订和不装订两种形式。归档文件的装订需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。 2)归档文件应按件装订，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，去掉文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在原件之后。一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件归档文件的装订。 3)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文件需要说明的情况，如无需要说明的内容，也应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人应是归档单位负责人。 4) 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。 5）长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。 6）案卷不装订时其归档文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。 1. 文书档案（行政﹑党群工作类）：年度采用档案形成的自然年度。 2. 科研（地质项目）档案：综合类用自然年度，项目类用完成年度。 3. 基建档案：综合管理用自然年度，工程项目用竣工年代。 4. 仪器设备档案：综合管理用自然年度，每项仪器设备购置年代。 5. 会计档案：年度采用档案形成的自然年度。 6. 房产档案：采用办理权属登记后的年度。 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续 1.档案归档时间(办法的第二十五条) 1)办公室负责将文书档案在次年六月底以前归档。 2)科技外事与项目管理处负责将地质项目档案（专题性、成套性）在项目完成或告一段落后归档。 3)设备管理处负责将５万元以上的设备的档案保存二年后归档。 4)服务中心、西峰寺培训中心负责将基本建设档案在每项工程竣工验收后两个月内归档。 5）院财务处负责院机关财务，服务中心、中元公司、西峰寺培训中心、地质环境咨询评估中心财务分别负责将本部门会计档案，在会计年度终了，暂由财会部门保管1年后，于每年6月份归档。 6）服务中心、西峰寺培训中心负责将房地产档案在办理权属登记工作完成之日起10日内，对房地产权属文件材料按归档要求整理，送交北京市房地产档案馆，并把移交目录和其它文件材料两个月内归档。 2.档案归档手续(办法的第二十六条) 档案归档时，要同时提供纸质案卷目录一式三份及案卷目录（包括卷内目录）的电子文档（文档格式采用EXCEL）。 有电子文档的文件材料，必须汇交与纸质文件材料内容一致的电子文档，电子文档的载体一般要用光盘，采用磁带或硬磁盘汇交的，应事先征得情报中心的同意。 档案归档在情报中心档案室进行。交接双方根据案卷目录和卷内文件目录，逐卷进行清点、核对、检查、验收合格后，双方分别在移交（接收）案卷目录上签字。 学习动物精神 11、机智应变的猴子：工作的流程有时往往是一成不变的，新人的优势在于不了解既有的做法，而能创造出新的创意与点子。一味 地接受工作的交付， 只能学到工作方法 的皮毛，能思考应 变的人，才会学到 方法的精髓。 学习动物精神 12、善解人意的海豚：常常问自己：我是主管该怎么办才能有助于更好的处理事情的方法。在工作上善解人意， 会减轻主管、共 事者的负担，也 让你更具人缘。 档案的立卷方法和要求 讲解提纲 一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续 一.档案的作用 它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材