KOA使用行及文规范指引.docVIP

阳光人寿保险股份有限公司 ?KOA使用及行文规范指引 ? 一、KOA操作指南 （?一）基本分类 1．公文 （?1）红头文件 上行文：指用?于发往上级机构的请示、报告?等。 下行文：指用于发给公?司各部门、各分支机构的公文?。 批复：适用于批复分支机?构的请示、报告。 函：适用?于同不相隶属的机构之间商洽?工作、答复问题、通知有关事?项、对有关事项提出处理意见?等。 ?会议记录。 （2）联系函 ?工作联系函：用于总公司部门?与分公司部门之间的工作沟通?、交流。 部门沟通联系函：?用于总公司部门与部门之间的?工作沟通、交流。 ?报 签报：主要用于公司内部?各类事项审批。 2．表格?类审批 （1）财务管理类：?费用预算动支申请、出差申请?、资产购置申请、会议费申请?、借款申请、开设/注销银行?账户审批； （2）档案管理?类：重要证件使用申请 （3?）人力资源类：请假申请、员?工录用 （4）印章管理类：?公司章用印申请、部门章用印?申请、刻制印章申请。 （5?）周转房入住申请 （6）员?工开通、删除KOA及邮箱权?限申请 （7）长途电话开通?申请 ?申请 3．新闻 （1）通知?公告 （2）公司文件 ?）新闻 （4）企业文化建设? （5）员工天地 （二）使?用步骤 (1)首?页进入“公文流转” (2)?点击右上角的“新建” (3?)选择类别里面选择“寿险总?公司（或×××分公司）” ? (4)?然后选择所需的发文种类即可?。 (5)基本信息页面 需?要填写的是文件标题，然后选?择紧急程度和机密等级，选择?发文单位的时候，点击“选择?”，点击“阳光人寿总公司（?或×××分公司）”，然后在?右侧的对话框里面双击发文部?门进行选择。 上、下行文签?发人为最终审批人，其余文种?为提交部门或提交机构负责人?。关键字为发文的主要内容。?可阅读者按照内容选择阳光人?寿全体成员或相关部门群组、?人员。 需注意的是文件的可?阅读人员为审批人员、可阅读?者及收文单位中的相关人员的?集合。 (6)正文页面 标?题用二号宋体字（加粗），正?文选择三号仿宋GB2312?字体。公文还需要填写主题词?（内容同关键字）、印发日期?、电话。 (?7)流程页面 编辑处理人节?点：点击“添加”或“编辑”?进行编辑。 点击“选择”，?选择处理人。 在左?侧“我的部门”中选择处理人?相应部门，进行双击，该部门?人员名单就出现在待选列表中?。点击红色箭头进入上一级目?录。 ? 待选列表中出现处理人名?字后，选中，并点击“添加”?，将处理人添加至“已选列表?”。 选择已选列表中的名字?，点击“删除”，则可删除已?选处理人。 节?点选择如图，点击确定。 确?认处理人全部选择后通过点击?人名后面的“+”上移或者“?-”下移至适当位置。 ?)提交 所有内容填写完毕以?后，通过点击右上角的“暂存?”，“暂存”成功后返回页面?，点击“提交”发表文章。此?时文章进入下一个处理人节点?。 注意事项：在提交签报的?时候，相关申请内容的文件可?以在“基本信息”页面以附件?的形式提交。 （9）撤回、?废弃 当上报文件需要撤回重?新提交的时候，进入“公文流?转”后选择“我的公文”，点?击需要撤回的公文，进入“流?程”页，点击“撤回”。撤回?后的公文自动保存到草稿箱中?。 若公文作废，则可在以上?流程中选择“废弃”将该文档?废弃。 （10）沟通 若审?批中对文件有一些问题需要节?点以外的人员进行处理，可在?处理文件是选择“流程”页，?点击“沟通”，选择需沟通人?名，并提交，则该文件进入该?指定人员审批流程中，待该人?员处理完毕，并提供沟通意见?后，流程返回原处理人员。 ?2．审批 （1）首页进入“?审批流程”； （2）点击右?上角的“新建”； （3）按?照需要选择不同模板； （4?）基本信息页面-填写主题以?及简要说明； ?容页面-填写部门、基本内容?等； （6）审批流程页面-?按内容选择相应流程； ?）所有内容填写完毕以后点击?右上角“暂存”； （8）提?交。 ?通同公文操作。 3．新闻 ?（1）首页左侧企业文化社区?中选择“新闻系统”； （2?）点击右上角的“新建”； （3）按发文内容选择阳光人?寿通知公告、新闻、企业文化?、建设或者员工天地； （4?）填写新闻主题、正文，选择?审批节点； ?交。 二、KOA审批流程?设置指引 （一）公文 1?．上行文 （1）上报偿付能?力报告 （经办部门提交） ?第一节点：办公室文书（格式?审查） 第二节点：精算部负?责人 第三节点：办公室文员?（核稿） 第四节点：财务部?负责人、资金运用部负责人（?会审） 第五节点：办公室负?责人 第六节点：精算部分管?总裁 ?责人