專案改善活動_03管理制度.docVIP

博識企業管理顧問有限公司Boss Management Consulting Co., Ltd. 文件訂修廢履歷表 文件編號 管理-程序-000 文件名稱 專案改善活動管理程序書 使用部門 本公司各部門 版頁 文件修訂摘要 實施日期 6 新訂 100.04.01 訂修廢者 單位主管 副總經理 總經理 ※管制文件不得擅自塗改及做記號並禁止影印。 1.2.適用範圍 凡對本公司營運有重大影響之問題，需透過相關部門之集思廣益與協調合作，並經周詳之計劃與長期研究始可解決，而組成專案小舉進行改善者，均屬用本程序書。 3.名詞定義 3.1專案負責人 專案由各部門共同組成時，以「專案相關層面較大者」為負責單位，並由負責單位中遴選一位專案負責人。 3.2督導主管 專案負責人之上一級主管為該專案的督導主管。 4.參考文件 無。 5.作業內容 5.1專案改善管理流程圖 流程 權責單位 相關文件 主管及業務承辦人員 專案負責人 專案負責人 總經理 專案登記審查表專案計畫表 專案小組 專案小組 專案結案審查表專案中止審查表 總經理 專案負責人 5.2發現專案問題 各科室主管及業務承辦人員針對如下問題，均可籌組專案進行改善。 5.2.1品質政策要求的方向。 5.2.2品質目標未達成的事項。 5.2.3內部稽核發現的缺失。 5.2.4各項資料分析的結果。 5.2.5矯正和預防行動發現的問題。 5.2.6管理審查提出之問題。 5.2.7其他適合組成專案小組以進行改善之問題。 5.3邀集專案成員 5.3.1公司內所有同仁，發現專案問題時，均得邀請相關部門之人員組成專案小組。 5.3.2為有效完成具體而重大之任務成立專責之「臨時性組織」，進行改善工作，均可組成專案改善小組。 5.3.3專案小組成員由「同科室」或「跨科室」之同仁依個人之工作專長而組成，並依分工合作之精神展開活動。 5.3.4專案小組之成員依需要狀況，得採「非定額制」，惟以能充分發揮其功能為主要著眼。 5.4召開專案成立會議 專案小組成立時，應由相關科室主管召開專案會議，並共同推舉專案負責人。 5.5專案登記審查 專案負責人於專案小組成立後，需提出『專案登記審查表』、『專案活動計畫表』，逐級送呈至總經理核准後正式立案。 5.6召開專案改善會議 5.6.1專案小組成立後，由專案負責人領導小組成員展開活動，並依據『專案活動計畫表』之規劃，定期或不定期召開專案小組會議，討論改善方案內容及檢討改善方案執行成果，並填寫『專案小組會議記錄表』，附上相關附件，呈 總經理核閱。 5.6.2督導主管應負責監控專案之進度，必要時得要求專案負責人召開會議，以檢討專案進度落後原因及改善對策。 5.7執行及檢討 5.7.1每次專案會議均應明確於會議中，提出各項執行事項，並規定其完成期限，及指派負責人與協助者。 5.7.2各項執行事項，於完成期限後，由專案負責人於專案改善會議進行進度掌握及檢討。對於無法依計劃達成之執行事項，應於會議中確實討論其原因及後續改進方向。 5.7.3對於各項專案執行過程中所需運用到公司內之各項資源，均應依公司內各項規定辦理。 5.8專案結案 5.8.1專案改善活動完成後，由專案負責人撰寫專案結案報告，詳述專案改善之經過及結果，並附上『專案結案審查表』，呈總經理核准，該案方得結束。 5.8.2專案結案報告得參考如下項目 5.8.2.1專案小組介紹 5.8.2.2專案組成之緣由 5.8.2.3專案改善之目標 5.8.2.4專案改善之過程 5.8.2.5專案效果檢討 5.8.2.6結論及建議 5.9專案中止 專案改善過程中若遇到無法克服之問題而擬中止專案，專案負責人需以『專案中止審查表』，並詳細註明中止理由並檢附相關資料，呈 總經理核准，該案方得中止。 5.10紀錄保存 總經理室人員應依如下之規定，妥善保存各項相關紀錄。 No 表單名稱 保存地點 保存期限 1 總經理室 2 專案活動計畫表 總經理室 年 3 總經理室 年 4 總經理室 5 專案結案審查表 總經理室 年 總經理室 年 .附件 7.1專案登記審查表 7.2專案活動計畫表 7.3專案小組會議記錄表 7.4專案結案審查表 7.5專案中止審查表 博識企業管理顧問有限公司Boss Management Consulting Co., Ltd. 專案登記審查表 案名 負責單位 專案小組組織 負責人 督導主管 成立日期 年 月 日 科室 成員姓名 專案成員工作分配 現況說明 改善重點 預期效果 專案負責人 督導主管