第四章 秘书工作.pptVIP

作业（必做题） 查找一篇文献：《女秘书工作———典型的一日 》（主人公苏珊为美国一家饮料公司地区分公司的行政助理，文献依时间顺序记录了她一天的具体工作）。 阅读后将苏珊一天的主要工作归纳出来。 结合苏珊助理一天的表现，分析归纳苏珊的优秀之处（作为秘书，值得大家学习的地方）。 一、秘书工作内容 教材： 政务性工作 业务性工作 事务性工作 （政务性工作、日常事务性工作） 文书处理程序及分工示意图（以局机关为例） ? 负责单位　外收发　 内收发　　　　办文部门　　　机关领导　　　　印厂 或人员　　　　 （各处、室　　（各处、室　　　部门负责人　　　打字室　　　　　　　　 文书人员）　　承办人员） 收 　收　登　分　 文 　 进　记　送 　　　　　　　　 　收　启　登　分　　　　　　　　批办 　　　　　　　　　 进　封　记　送　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　拟办 　　　　　　　　　　　　　　　归　注　承办 　　　　　　　　　　　　　　　卷　办　 　　　　　　　　　　　　　　　　　草拟　审核　　　　签发　　　缮印 发 发　　　　 装　登　注　盖　　　复 文 出　　　　 封　记　发　印　　　核　　　 会务工作　 办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等） 日程安排 　　　　　　 　　　 工作日志例表（上司用）03年3月25日星期二 工作日志例表（秘书用）03年3月25日星期二 案例： 　　岭南公司苏秘书第一次陪同年过半百的王经理去北方一大成市出差，住在一所比较偏僻的招待所里。王经理吩咐他去拍一份加急电报。苏秘书在招待所门口向过路人打听邮局地址后，换乘了两路公共汽车，来回花了4元钱，用了半天时间，才把电报发了出去。 　　第二天早晨，他在陪领导散步时，无意中发现离招待所不远处就有一家邮局，十分后悔。此后，他便养成习惯，到外地出差，安排好往处，待领导休息后，第一件事就是熟悉周围环境，特别是交通、邮电等情况。他没有料到，在又一次出差途中，王经理由于旅途劳累，患了重感冒，夜半三更找车、找医院、问医生，忙得他恨不得长出三头六臂来。以后出差，他多了个心眼：打听医院、医生情况。　　　　 　　　一次，他陪同王经理出差，王经理去参加一个会议，他一人呆在屋里闲得无聊，便趁机上街办点私事，准备午饭前赶回来。不料路上交通堵塞，直到下午两点钟才赶回住地。王经理在开会中间出来，要找他办一件急事，怎么也找不到，急得团团转，为此严厉地批评了他。以后苏秘书随领导出差时，又注意离开领导时事先打招呼，或写留言条，或打电话请假，以免领导不知去向、心中着急。在实践中，苏秘书不断总结经验，完善自己的服务。 　　　苏秘书认为，随从领导出差，特别是上了年纪的领导人、身体有病的领导人出差，更应细心照顾，不能掉以轻心。要积极主动，认真负责，从领导出差的使命、准备资料到领导的饮食起居和乘车，方方面面，秘书都应周密考虑、细心关照，不能有半点马虎大意。有一次，他随一位年过7旬的老领导去北京开会，预订返程软席时，由于交代不细致，结果买到的是两张上铺票，让老领导爬上爬下，虽然领导没说半句怨言，但他心时十分难受。 出差服务、 安排落实领导活动 包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等 接待工作 　　　 　　　 　案例： 　　　琳达是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理频繁地找来，通宵达旦的研究问题，而在平常很难出现这种情况。刚给财务总监当秘书时，琳达并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她不知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点，今年琳达不需要上司交代，过完元旦就将做决算报告所需要的相关数据都准备好了。 信息资料工作 　　（信息的收集、整理、加工利用、传递、存贮、反馈） 　　案例：淘金　　　　 　　　　　　　　单位网站管理　　　　　　　　　　 调查研究 　　　案例：疏通“瓶颈” 参谋咨询 　　　案例：列席代表的一票否决 督查工作 协调工作 　　　领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调 信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作） 必威体育官网网址工作 　　　必威体育官网网址工作是为达到必威体育官网网址目的所采取的必要手段与措施。 （重点环节：文件必威体育官网网址、会议必威体育官网网址、通讯必威体育官网网址、涉外必威体育官网网址、宣传报道必威体育官网网址、计算机必威体育官网网址等） 其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈