第六章 会务安排.pptVIP

会务安排 第六章 激励赠言 操办会议事务和为领导人安排会务，是秘书的重要本职工作，不要因为繁琐而怨气顿生。 会议概述 会议的性质 会议的作用 会议的分类和组织安排 会议的分类 会务工作的内容 会议的准备工作 会议期间的工作 秘书在此时的中心任务是：掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。 1、搞好签到工作 2、热情接待会议成员 3、传接电话 4、协助领导掌握情况，控制会议进程 5、担任会议记录，编写会议简报 6、调派车辆 会议的善后工作 1、送别与会人员 2、处理遗忘物品 3、完善会务工作 4、寄感谢信 5、打印会议记录 6、开总结会 提高会议的质量 严格控制会议 会议是必要的，但要严格控制： 要破除“唯行文办会是正宗”的旧观念 要破除“向上攀”、“明哲保身”等观念 树立“敢于负责”、“亲自动手”的新观念 制定严格控制会议的行政法规 根据能级原理，建立严格的从上到下的岗位责任制 不断改进会风 不断改进会风 不断改进会风 不断改进会风 提高会议效率 实际含义就是：投入尽可能少的时间、人力、财力和物力，以达到会议的最佳效果。 某单位为了传达贯彻好上级的一个重要文件，决定召开一次常委扩大会议。上午8时开会，因为许多委员刚从基层回来，有许多话需要说一说，有许多新闻需要传一传，党委书记几次宣布开会都静不下来，等正式开始已经8点半了。传达了一个多小时文件之后准备进行讨论，大家又东拉西扯地讲开了新鲜事，准备讨论正题的时间基本上都消耗了。下午开始正式讨论，会场雅雀无声，谁也不发言，有的看报纸，有的阅文件，有的小声私语，即使讲上几句也讲不出深刻的道理来。磨磨蹭蹭到了5点半，主持人说完“今天的会议就开到这里”之后，对记录会议的王秘书说：“把今天我们学习的情况整理个像样的简报，给上面报一报。”王秘书口头上回答“是”，心里却想，这种会议能整理出个啥？于是，在汇报材料中只能用“大家一致认为”，“大家深有体会地说”之类的语言，毫无理论意义和实际价值。 案例提问 那么，秘书用什么方法能让每一位领导在会上发言都能淋漓尽致地把会议的主旨反映出来呢？ 答案要点 1、提醒领导人主持好会议； 2、启发与会人做好发言准备； 3、诱导主持人做好总结性发言； 4、追踪重点人做好补充发言 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门领导光临，请柬上把时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 一个多变的通知 有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。 问题讨论： 请你从协调的角度说说怎样才能不出现上述这种情况，从而使工作顺利进行？ 发放资料 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小李负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。 问题讨论： 你知道应如何发放资料才能避免此类事件的发生? 案例讨论 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0