巧用IF,INDEX函数筛选出需要的数据.docVIP

巧用IF,INDEX函数筛选出需要的数据我们知道Excel 的数据筛选功能非常强大，可以筛选出我们需要的数据，筛选出的数据也可以复 制到其它工作表中，具体方法见我豆丁文档《【Excel 实例】图解将 Excel 筛选的数据复制出去》。今 天要讲的不是用系统自带的筛选功能，而是用函数来实现。这里要用到两个函数，IF 函数与 INDEX 函数。 现举一个简单的实例来演示。本实例假定学生参加兴趣小组的报名表，现在要将其中即参加了美 术，又参加的书法兴趣小组的学生名单筛选出来。 一、准备两个表。如下图所示： 表一，报名表（原始表） 表二，要生成的新表 二、函数使用分析： 1、要将同时报美术与书法的同学的数据筛选出来，首先要进行一个判断，判断某个同学（以 报名表的“张三”为例），是否参与了两个小组，也就是说是否在美术（B2）和书法（C2）的单元格 中有“√” 得到的公式是： IF AND 报名表!B2 √,报名表!C2 √ , , 这个公式的意思是：如果B2 和C2 的值都是“√”，就要返回相应的值。 2、返回什么值呢？如果符合条件就返回姓名、美术小组、书法小组的值。首先考虑返回姓 名的情况。 如何返回姓名呢？很简单，只要符合条件就返回当前行指定列处（第１列）的值。而INDEX 函数就可以实现返回引用区域指定的行列的值。特别注意，这个行列是引用区域的行列，不表工作表 的行列。 INDEX 函数的格式：INDEX 引用区域，行，列 INDEX函数可以返回指定区域数据的值。区域是哪个区域呢？当然是报名表中的有效数据。 即A2:D10，这个区域是固定不变的，用静态引用$A$2:$D$10。 怎么知道在哪行呢？为就要用到ROW函数，求出当前单元格（A2）在哪行，但这个行值是 工作表的行值，不是引用区域的行。为了引用方便，我们把引用区域的行列扩大一下，与工作表的行 列一致，则引用区域为变为$A$1:$D$10。 由于姓名在第１列，列值为１。则INDEX 的公式就出来了。 INDEX 报名表!$A$1:$D$10,ROW 报名表!A2 ,1 3、如果不符合条件呢？则返回一个空字符就行了。 完成的公式如下： IF AND 报名表!B2 √, 报名表!C2 √ ,INDEX 报名表!$A$1:$D$10,ROW 报名 表!A2 ,1 , 红的是符合条件时返回值，绿色的是不符合条件的返回值。 三、将公式输入到第二个表的A2 单元格即可，向下拖动应用一下。 效果如下图： 这样是不是将只报名美术与书法的学生的姓名取出来了。 同样的道理，如果符合条件时返回第2 列的值呢？就取出美术小级的值。公式是： IF AND 报名表!B2 √, 报名表!C2 √ ,INDEX 报名表!$A$1:$D$10,ROW 报名 表!A2 ,2 , 返回第三列的值，即书法小组的值的公式： IF AND 报名表!B2 √, 报名表!C2 √ ,INDEX 报名表!$A$1:$D$10,ROW 报名 表!A2 ,3 , 分别在B2 和C2，输入上面两个公式，再拖动应用。效果如下图： 大功告成，效果出来了。 四、数据的处理。 最后将筛选出的数据稍加处理，去掉空白数据就行了。不要告诉你不会处理哟？呵呵！ 我的豆丁文档：http:///mydoc-478452-1.html 欢迎访问，共同交流！ lfchenyong@