电子档案规范——银行培训课件.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 成都分行新核心系统 电子档案管理系统业务规范 后督中心---海洋 电子档案的形成： 纸质传票 1 4 自动识别 电子档案 6 归档 人工补录 传递 2 影像采集 3 5 7 一、凭证打印规范 每项交易输出的打印内容必须打 印在指定区域内，位置准确，特 别是交易流水信息必须打印在凭 证规定区域中（现金支票原则上 要求打印在支票背面）。 进纸平正，不能歪斜、 颠倒、折皱。 尽量打印在空白的区域，不要将 要识别的区域（主要是指表单名 称、交易流水号、附件章）与其 它的图案、字迹重叠，不得与凭 证中的原始印刷字体和表线重叠。 不要在需要识别的字迹 上、标题上加盖印章或 自行涂改、标注。 及时调整打印机配置，定期更换 色带或墨盒；使用针式打印机的， 如果发现断针的现象要及时修理， 确保打印字体清晰、完整，有足 够的颜色深度，便于OCR自动识 别。 严格按照系统提示打印 凭证进行打印。 凭证不允许有重张、粘贴 ，不允许用作废纸张的背 面打印交易流水、复印等。 日志打印： 柜员日终须提交 “00251日结业务日志勾对”交 易打印柜员交易日志；不能 只提交“00250用户表内/表外 交易查询. 系统中能打印出的凭证信息不得手工填 写代替，若出现打印故障且不能补打等 情况，可手工补制凭证，注明原因并由 委派会计经理签字确认，周末如遇此类 情况，应先电话申请授权，并在第一个 工作日及时请会计经理补签章。 二、凭证整理规范 柜员提交00251日结业务日志勾对交易，按照日志顺序整理传票并勾对传票的完整性。对于日志上打印有交易码与日志编号但无交易凭证的，需在交易日志旁注明原因，并由柜员与主管或会计经理签章确认。 标注原因 主管或经理签章 一套凭证主件在前，附件在后（在空白处加盖附件章），每笔交易逐笔配齐附件，打号应打在每张传票或附件的右下方空白处（应使用打号器打号，请勿手工编号）。 主票 附件章加盖位置 附件（子票） 打号器所打号码 主票 附件章加盖位置 附件（子票） 打号器所打号码 传票勾对完整后，将传票区分“Y”、“N”分别整理，在“成都分行后督中心会计传票交接清单”中分别填列（交接清单暂未印刷新版，请各网点改原“非集中业务”为“Y”，改“集中业务”为“N”）。“柜员号”一栏填写凭证上打印的员工号。如果发现传票上“Y、N”标识与00251日结业务日志勾对不一致的，仍按00251打印的日结业务日志勾对清单顺序放置凭证，按凭证上打印的“Y、N”标识分类放置。 区分Y与N传票 填写交接清单 按员工编号登记 作废卡填写要点 作废卡需复印，作废卡复印件做业务交易的附件，作废卡实物单独摆放，不打码，不计算在总张数内，但需在凭证交接清单相应柜员的备注栏注明作废卡张数 身份证可以复印成正反面，但不得粘贴在其它凭证背面 理财产品总协议应从中间裁开，按顺序放置 收回客户的存折应从中间将装订线拆开，去除空白页，留存的打印页分页（均平摊）放于存折封皮后，并按实际张数编码，作废存折磁条处应剪角。 ATM清机，自动柜员机客户通知书应复印后作清机交易的附件，原件应放在该柜员N类传票的最后。 特别提示： Y类交易业务冲账，被冲账传票不需放于冲账传票后做附件，而是仍然放在原业务摆放位置，加盖“已冲账”章，无需加盖附件章,被冲账流水打印在一张通用凭证上，加盖附件章，做冲账传票的附件； 整理后的凭证不得翻卷和相互粘连，套写、套打的凭证必须撕开； 破损凭证应在凭证背面（用胶纸）粘贴完整、整齐； 凭证中不得掺杂大头针、回形针或其它硬物； 《网点营业结束确认单》统一放于每个网点当日最后一个柜员的传票后面，但在纸质凭证交接清单中单独登记； 每个柜员的传票按左、上对齐戳齐后交后督中心。 每个柜员的传票按左、上对齐，戳齐后交后督中心。 三、延补交传票的处理 一般情况下，凭证不允许延交，特殊情况下如有延交凭证的，延交主件，网点应填制《档案专用替代凭证》和《延交会计凭证清单》，一张《档案专用替代凭证》仅可替代一张延交或漏交的主传票，放于该交易凭证应放位置；延交附件，网点应填制《延交会计凭证清单》（摆放在相应流水位置，要打码），并在会计凭证交接清单上延交凭证张数，并按《成都分行事后监督会计传票延、补交管理办法》中补交传票时间规定（三个工作日内）尽快补交。 替代凭证影像 一张替代凭证仅能用于一笔延交 延交凭证影像 设置《延交会计凭证清单》，以柜员的一笔业务为单位登记清单的一条记录，后督中心