文书档案整理方法课件摘要.pptVIP

④机构（问题）栏，机构（问题）是可选择项。 ⑤起止件号栏。起止件号分室编和馆编两栏，各单位只填写室编栏，填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接。如“1—68”、“69—108”。 （8）、盒号。是指档案盒的排列顺序号。采用按不同保管期限上架排列顺序编流水号，以千位数为限（即：“1—999”号），混年编制，若干年断号。 （9）、备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 ①盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 ②整理人：填写该盒归档文件的整理人。 ③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 ④日期：归档文件整理完毕的日期。可选择填写全部归档文件整理完毕的日期或该盒归档文件整理完毕的日期。 （10）、档案盒的排列。将同一保管期限的档案盒按年度和机构（问题）名顺序排列。不同保管期限必须分开排列。 谢 谢 3、复试分类法 一般采用年度——保管期限分类法。即：在同一年内按照保管期限分类，在同一保管期限内再按文件形成的时间顺序排列。 ●跨年度形成的文件 不同年度的文件一般不放在一起立卷. 跨年度的请示与批复，放在批复年立卷； 跨年度规划放在针对的第一年立卷； 总结放在针对的最后一年立卷; 会议文件放在开幕年立卷。 ●二级分类法 如： 2008年：永久——1、2、3…… 30年——1、2、3…… 10年——1、2、3…… 2009年：永久——1、2、3…… 30年——1、2、3…… ●三级分类法 如： 2008年： 办公室——永久——1、2、3…. 30年——1、2、3…… 10年——1、2、3…… Xxx科——永久——1、2、3…. 30年——1、2、3…… 3、排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 事由是一个比较原则性的概念，可以指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。 ●同一事由的归档文件材料可按文件材料形成时间的先后顺序或文件材料的重要程度排列。 ●不同事由的归档文件材料排列： 按不同事由形成时间的先后顺序排列 ； 按承办部门分别集中排列 ； 按事由的重要程度排列 ； 按综合类、政工人事类、业务类、计财类等排列。 注：排列时党群文件在前，行政文件在后。 ★常见问题 是否可将同一事由的若干文件作为其中某一份主要文件的附件来处理？ 答：不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如：将某单位申请某项专业经费的请示、上级的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的，所以这种做法应该避免。 4、编号 ①归档文件编号的概念 是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以加盖归档章的形式在文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作提供条件。 ②归档章的项目。 归档章内容：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、 机构问题、盒号页数。见图： 归档章 全宗号 年度 室编件号 页数 机构（问题） 期限 馆编件号 盒号 ③项目的概念 ▲全宗号：是档案馆给各立档单位的一个代号。整理时知道的填，不知道的可以询问同级档案馆的有关部门。暂不向档案馆移交档案的单位此项可不填。 ▲年度：即文件形成的年度。应填写4位数公元纪年。如：2010 ▲保管期限：是指在整理过程中给归档文件划定的保管期限。即为永久、30年、10年。 ▲件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列顺序的重要标识，此号非常重要。件号分为室编件号和馆编件号两种。 ——室编件号：它是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。 ——馆编件号：由综合档案馆填写，各机关档案室不必填写。馆编件号的设置主要是为同级档案馆接收工作衔接的需要。 ▲盒号：即档案盒的排列顺序号，在归档文件装盒后编制。