印鉴、证照管理制度.docVIP

印鉴、证照管理制度 1、目的：为规范公司用印流程，加强公司对印章刻制、废止、使用及管理，明确使用者和管理者的责任，维护公司的利益，制定本制度。 2、范围： 2.1、本制度所称的印章主要指公司公章、财务专用章、合同专用章，各部门印章及各类专门印章。 2.2、本制度所称的证照是指公司的营业执照(正,副本)、组织机构代码证(正,副本)、税务登记证(正,副本)、公司及各项目部房产证、土地证及其它证件。 3、职责 3.1、公司人力资源部：负责印章的备案管理、用印监督和刻制、废止的管理。负责保管公司行政公章、合同专用章和用印登记。 3.2、公司财务部：负责财务专用章、法人章等财务有关印章的管理和用印登记。 3.3、各分管领导：负责对用印的审批，印章刻制、废止的审批。 4、印鉴管理 4.1、申请刻制和领用： 4.1.1、申请刻制印章需书面申请，由（部室）负责人审核，公司人力资源部审核，分管副总、总经理批准后，方可刻制。 4.1.2、印章由公司人力资源部统一刻制后，在备案卡上备案。 4.2、用印审批权限及程序 序号 用印类别 审核 审批 1 投资类、土地类、财务类 合同（协议） 律师、成本合约部、财务管理部、分管副总、总经理 董事长 2 委托书、授权书 人力资源部、总经理 董事长 3 经营类合同（协议） 成本合约部、财务管理部、分管副总 总经理 4 法律文书 人力资源部、律师 总经理 5 向政府部门提交的资料 人力资源部 总经理 6 员工身份证明、劳动关系证明、收入证明、保险材料、招聘培训、劳动合同签订 人力资源部 总经理 4.2.1、合同或协议盖章必须附有《合同审核会签表》，经用印审批后，方可用印。 4.2.2、使用项目部印章，由项目部负责人审批。 4.2.3、财务章用印，由财务部做好审批登记工作。 4.2.4、各项目部（部室）印章及各类专门印章的种类,均需指定由专人保管，并确定必要用印工作流程，所有用印文件必须留置复印件后,作为部门档案归档。 4.2.5、公司公章、合同专用章用印完毕后，人力资源部需复印用印资料，每月定期扫描存档一次，存入电脑文件夹中，年终刻录到光盘中保存。 4.2.6、公司公章由公司人力资源部指定专人负责管理。公章管理人员必须妥善保管公章，不得擅自使用，不得丢失或损坏，如丢失，须及时报告。 4.2.7、公章使用申请表的内容必须与用印的文件内容相符,由公章管理人员核对后用印。 4.2.8、对确需将公章带出使用的,应在公章使用申请表内注明,报公司总经理审批同意后,由公章管理人员或人力资源部派员携带公章同行办理用印。 4.3、废止 4.3.1、对需要停用、更新的印章废止时，需要书面申请，经分管领导审批后废止。 4.3.2、印章的销毁由公司人力资源部统一负责实施，人力资源部对需销毁的印章进行登记造册,交总经理审批后予以销毁。 5、证照管理 5.1、公司人力资源部负责公司重要证照的管理、所有土地证、房产证的管理。 5.2、公司人力资源部指定专人负责证照的保管、备案等管理工作。在证照办理过程中,公司人力资源部负责承办证照的申报、登记、变更、年检、注销等事项。 5.3、证照在申报、注册、年检办理完毕后,其相关文件和材料交由公司人力资源部妥善保管。 5.4、如需复印或者借用证照原件，按《档案管理制度》相关规定办理。证照管理人应在复印件上注明与原件一致,仅用于XX事项，再复印无效的字样并加盖公章。 5.5、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，应立即向人力资源部负责人报告，及时与发证机关联系，并办理证照的挂失和补办手续。 6、介绍信（委托书）管理 6.1、介绍信（委托书）由人力资源部专人管理。介绍信的涉密内容，管理人员必须予以必威体育官网网址,严禁散布。 6.2、使用介绍信（委托书）要严格履行审批手续.由经办人申请、本部门（项目部）负责人审核、人力资源部经理审核、公司分管领导同意后,由人力资源部开具。涉及重要事项的须经公司总经理审批。 6.3、严禁开具空白介绍信（委托书）。开出的介绍信存根，要按顺序号，注明开往单位、开具日期、经办人姓名、人数、办事内容等。转开的介绍信，要将开出单位介绍信与转开的介绍信存根附在一起备查。介绍信存根保存期限 3 年。销毁介绍信存根,需书面申报人力资源部及分管领导签字批准。 7、本制度自2013年7月23日起开始施行，原制度即日废除。