如何使用Excel的数据筛选功能.pdfVIP

如何使用Excel 的数据筛选功能 自动筛选 “自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示 符合条件的数据。我们通过下面的实例来进行讲解 （如图1）。图1为某单位的职工工资表， 打开 “数据”菜单中 “筛选”子菜单中的 “自动筛选”命令，以 “基本工资”字段为例，单 击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最 高（低）的前10个（该数值可调整）记录。我们还可以根据条件筛选出基本工资在某一范 围内符合条件的记录，条件 “与”表示两个条件同时要成立，条件 “或”表示两个条件只要 满足其中之一就可以了。 图1 如图2所示，可根据给定的条件筛选出基本工资大于等于300且小于350的记录。另外，使 用 “自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是 “与” 的关系。如筛选出 “基本工资”和 “职务工资”都超过380的记录。 图2 高级筛选 “高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符 合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在 数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。 图3 例如我们要筛选出 “基本工资”或 “职务工资”超过380且 “实发”工资超过700的符合条 件的记录，用 “自动筛选”就无能为力了，而 “高级筛选”可方便地实现这一操作。如图3 所示，将 “基本工资”、“职务工资”和 “实发”三字段的字段名称复制到数据表格的右侧 （表格中其他空白位置也可以），在图中所示位置输入条件，条件放在同一行表示 “与”的 关系，条件不在同一行表示 “或”的关系。图4即为上述操作在新的位置（B20起始位置） 筛选的结果。 图4 总结 “自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操 作起来比较简单，初学者对 “自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是 “或”的关 系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来，就只有用 “高级筛选”来实现了。 一般情 况下，“自动筛选”能完成的操作用 “高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用 “高 级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。