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大学计算机二 第二讲 邮件信函合并 课程主要内容 1、制作信封或标签 2、创建与编辑数据源 3、插入合并字段 4、邮件信函合并技巧 5、常用域的使用方法 案例1： 学生李小明将要过生日，想发请柬给同学们，那她应该如何完成呢？ 请柬内容如下（1） 亲爱的***同学： 我热情的邀请您参加我的生日Party，时间是2011年4月1日，地点：豪食汇三楼。请您参加！！！ 您的同学：李小明 （2）同学名单：张三、李四、王五、赵六、田七 案例2： 2.1邮件合并简介 1、邮件合并概念： 邮件合并是将一个文档中的信息插入到另外一个文件中，将可变的数据源和一个标准的文档相结合。 2、邮件合并的条件： （1）一个主文档：包括要重复出现的信息。 （2）一个数据源：用来提供替换的数据。 （3）合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。 2.1邮件合并简介 3、邮件合并四步骤： （1）打开或创建主文档； （2）创建或打开数据源；电子表格、数据库或文本文件 （3）在主文档所需的位置插入合并域名字； （4）执行合并操作。 2.2制作信封或标签 信封和标签是用户在进行邮件合并时最常用的两种主文档格式，包括一些寄信人的地址、收集人的邮编、地址、姓名等。 信封用来把信件装入其中，而标签则用来粘贴在信封、明信片、包裹等邮件的表面。 2.2.1制作信封主文档 1、创建一个新的文档： 步骤：“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令 2.2.1制作信封主文档 2、向导第一步：选择文档类型 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择文档类型→“信封”选项→“下一步：正在启动文档” 2.2.1制作信封主文档 3、向导第二步： （1）选择开始文档 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择开始→“更改文档版式”选项→“信封选项” 2.2.1制作信封主文档 3、向导第二步： （2）信封选项设置 步骤：“信封尺寸”：普通1→寄信人地址“字体”钮→设置字体→“确定”钮 →“信封选项”选项对话框“确定”钮 2.2.1制作信封主文档 3、向导第二步：（3）信封样式设置 2.2.1制作信封主文档 3、向导第二步：（3）信封样式设置 2.2.1制作信封主文档 3、向导第二步：（4）保存信封 2.2.2制作标签 1、“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令 2.2.2制作标签 2、“信封与标签”对话框：“标签”选项卡→“选项”钮 2.2.2制作标签 3、“标签选项”：选择“产品编号” →“确定”钮 2.2.2制作标签 4、 “信封与标签”对话框： “地址”文本框中输入标签内容 →“打印”区域：全页为相同标签 2.2.2制作标签 4、 “信封与标签”对话框： “新建文档”钮 2.3创建和编辑数据源2.3.1创建数据源 2.3.1创建数据源 2.3.1创建数据源 2.3.1创建数据源 2.3.1创建数据源 2.3.2打开数据源 2.3.2打开数据源 2.3.3编辑数据源 2.3.3编辑数据源 2.4 插入合并字段 1、向导第三步：单击“下一步：选取信封”选项 2.4 插入合并字段 2、光标定位于信封起始处→“其他项目”选项→在域列表中选取“邮政编码” →“插入”钮→“关闭”钮→进行“邮政编码”格式设置 2.4 插入合并字段 3、同理设置“地址行1”、“公司名称”、“姓名”、“称谓”项目在主文档中的位置及字体格式的设置。结果如下图： 2.5 合并文档 1、预览信封： 2、完成合并 2.5 合并文档 3、打印合并文档：合并区域单击“打印”选项→“合并到打印机”对话框→选取打印记录→“确定”钮 2.5 合并文档 4、合并到新文档：合并区域单击“编辑个人信封”选项→“合并到新文档”对话框→选取打印记录→“确定”钮 2.6 利用工具栏合并文档 1、新建空白文档→调出邮件工具栏→单击 “设置文档类型”钮→“主文档类型”对话框→选择“信函”→“确定”钮 2.6 利用工具栏合并文档 2、单击邮件工具栏上 “打开数据源”钮→在“选取数据源”对话框中选取数据源→“确定”钮 3、光标定位在主文档中插入域的位置上→单击邮件工具栏上 “插入域”钮 2.6 利用工具栏合并文档 4、查看合并记录：单击邮件工具栏上 “查看合并记录”钮 2.7 域的使用 2.7.1域的简介 1、域的概念： 域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，与一般的正文不同，域是一个变量，域代码可看作变量名。 2、域的种类：共九大类 编号、等式和公式、链接和引用、日期和时间、索引和表格、文档信息、文档自动化、用户信