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Word常用技巧 为了便于大家理解，我先把本文的一些术语图示下： 格式刷的使用。 经常使用格式刷，会减少你的不少劳动。甚至在一篇文章定稿以前，你都不太用设定它的格式，在排版中，有时会遇到莫名奇妙的异常情况，这时，选中一部分正常的文字，对异常的文字刷一下，一般会复原。格式刷可以包含很多信息，远非人们一般理解的字体大小、加粗等简单用处，不妨多试着用用它。在选定一段文字后，将格式刷双击，可以多次使用它。不想用时再点一下它的图标即可。在刷格式时，你可以选定需要复制格式的文字进行刷，也可以在文档的左侧空白处（术语叫文本选定区）刷。对于每个小标题只有一行，且小标题较多的文章，在左侧单击的效率最高。 word的加密 有时，我们需要对word进行加密，加密的方法为，点菜单栏上的工具，找选项，再选保存，下面有两个框，对吧，你填入密码，然后按步骤操作即可。还可以点文件，另存为，点弹出窗口右上角的工具，再点常规选项，会弹出加密窗口。如图10-1。 图10-1 在给文件加密时，如果你的内容非常重要，绝不可以让第三方看到，请你用六位数（含六位数）以上的密码，最好是数字和字母混合型的密码，如果你乐意，也可以加入特殊符号，这样必威体育官网网址性会更好，因为现在一些破解软件可以破解一些简单密码，特别是六位数以下的纯数字或字母的密码。 顺便提一下Excel的加密，因为它的操作稍稍复杂一点（类似Word加密的第二种方法）。方法为，点文件，找另存为，然后点弹出窗口右上角的工具选项，再点下拉列表中的常规选项，这样就可以生成一个加密的表格文件。 还有一个简易加密法，你可以改一个文件名和文件扩展名，比如你把“word讲义.doc”改成“风光.jpg”，别人打开时，什么东西也没有，需要用时，再改回去即可。注意改扩展名后测试一下，有时改成相关的扩展名依然能打开的，比如你把“doc”文件改成“txt”文件，有时别人仍然可以看到内容。 自动更正文章中的低级错误 修改文章中的错别字时，逐字逐句很麻烦，效率也不高。其实，word完全可以给我们当一个助手，对于文章中的低级错误进行初步扫描。特别要注意你的文档中，word给你划红色波浪线的部分，它出错的可能性非常大，划绿色波浪线部分也要注意，这些都是word给你的出错提示。文章短时，我们可以对它的提示逐个修改，方法为，按住波浪线点右键，看它的提示，有错则改，无错放过。如图11-1（看到了吧，这是一篇通讯员来稿，被word把错别字给揪出来了）。 图11-1 如果文章太长，这样改会比较累，你可以点格式工具栏上的拼写与语法按钮（此按钮的标志为一个“字A”加上下面的一个蓝色的小勾,见下图划红矩形的部分），它会弹出一个提示框，在按照框内的提示进行修改即可，此时无论你在框内还是框外改均有效。如图11-2： 图11-2 繁、简体字的自动转换 有时我们会遇到一些繁体字的文档或者网页，或者希望把简体字转换成繁体字，word其实就能轻松地实现这一功能。我们只需要选定需要转换的文本，然后点工具栏上的“繁”或者“简”按钮（它们是一组键，点右边的小角形会出现下拉列表供选择），就可以转换了。如果选定，则转换选定的内容，如果不选定，则转换全部内容。如图12-1： 图12-1 顺便说一句，如果你想翻译简单的英语单词，可以通过菜单栏上的工具，语言，词典进行查找。 定自义工具栏 可能有些朋友有些失望，因为他发现他的工具栏上没有“拼写与语法”及“繁、简”转换按钮，此时我们需要自定义工具栏。你可以点常用工具栏或格式栏最后一个工具后面的小三角形，看看它的下拉菜单中有没有你要的工具，如图13-1： 图13-1 如果仍然没有，你可以再点自定义选项，进入自定义工具界面（注意，如果你右击常用工具栏或者格式栏上的任何工具，均可以弹出自定义工具界面）。自定义工具里面的东西很多，可以选一些实用的放到工具栏上，方法为，找到你需要的工具，按住它，直接拖到工具栏即可，看到没，图13-2就找到了繁简转换工具。 图13-2 还有，在遇到困难时，不要忘记用“帮助”。Word的帮助非常实用，可惜很多人都似乎忽略了它的存在，只要找准了关键词，用帮助能让你的很多问题得到解决。 字体和段落的设置 因为我们的很多内容都是统一格式的，只是标题等少数地方是不一样的格式，所以我们可以把文章设成一个统一的格式，修改时只改动少数地方即可。方法为：点菜单栏上的格式，找“字体”，然后在字体选项中设成你希望用的文字，比如宋体，小四，常规，然后选默认，它会跳出一个确认对话框，点是即可。以后你在输入文字时，文字格式全会按你的默认设置出现。设置如图14-1： 图14-1 有时，我们会发现一些文章的段与段之间，我们没有用回车符，但它们还是自动空一行，删不掉，可能是别人在段落格式中有过设置。你可以通过菜单栏的格式，段落，然后在弹出窗的右上角，将段前段