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2026年蔬菜种植公司公文收发与流转管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范公司公文收发与流转工作，确保公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文传递效率与办理质量，保障公司种植生产、经营管理等各项工作有序开展，结合蔬菜种植企业运营实际，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门（含种植基地、技术部门、采购部门等）及全体员工，涵盖公司与外部单位（政府农业部门、合作伙伴、供应商等）之间所有公文的收发、登记、传递、办理、归档等环节。

（三）公文定义

本制度所指公文，是公司在行政管理、种植生产、经营决策等活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、种植计划、技术方案等。

（四）基本原则

公文处理遵循准确规范、及时高效、安全必威体育官网网址的原则，严格执行国家《档案法》《保守国家秘密法》等相关法律法规，兼顾蔬菜种植农事季节性、紧急性特点，确保公文流转与生产需求精准衔接。

二、组织职责

（一）行政部门

作为公文管理核心枢纽，负责制度制定与完善；统筹各类公文的统一收发、登记、分办、传阅、归档及销毁；指导监督各部门公文处理工作；协调跨部门及农事相关公文的流转与执行；管理公文文号编制及印章用印审核。

（二）业务部门

各部门负责本职责范围内公文的拟稿与初审，如种植部门负责起草种植计划、技术部门负责拟写病虫害防治方案等；及时传递需审核签发的公文；按要求办理涉及本部门的公文事项并反馈结果；配合行政部门完成公文归档。

（三）公司领导

分管领导负责一般公文的签发与批办；总经理负责重大公文（如大额农资采购、基地扩建等事项）的签发；对公文处理中的重大问题进行决策，明确办理要求与时限。

（四）收发岗位

指定专人担任收发员，负责公文的签收、启封、登记、分发、传递、催办等具体工作，严守必威体育官网网址纪律，确保公文流转全程可追溯。

三、收文管理流程

（一）签收与启封

外部送达公文由收发员统一签收，核对收文单位、份数及封装完整性，对破损封装及时注明。标注“亲启”或特定领导的公文直接送达相关人员；其他公文由收发员启封，核对公文正文与附件是否与信封标注一致，缺失附件需立即联系来文单位核实。

（二）登记与分类

启封后1个工作日内完成登记，记录内容包括收文日期、来文单位、文号、标题、附件数量、密级、紧急程度、分送范围等。按公文性质分类：上级单位来文、同级单位函件、下级部门请示、农事紧急文件（如灾害预警、病虫害通知等），其中农事紧急文件单独标注“优先处理”。

（三）拟办与批办

行政部门负责人根据公文内容提出拟办意见，明确承办部门（如种植技术类公文拟办至技术部门，采购类公文拟办至采购部门）及办理要求。拟办意见连同公文呈送相关领导批办，领导需在2个工作日内签署明确意见，注明承办部门、办理时限及原则；重大农事公文需当日批办。

（四）分办与传阅

收发员根据批办意见，1个工作日内将公文分送承办部门，办理交接手续并由接收人签字确认。需多部门阅知的公文组织传阅，按领导层级、部门职责确定顺序，采用电子传阅或专人递送方式，严禁横传或带出阅文场所，传阅时记录阅文人及阅文时间，确保3个工作日内完成传阅。

（五）催办与办结

承办部门接到公文后，按批办时限办理，日常公文5个工作日内办结，农事紧急公文2个工作日内办结。行政部门每日核对未办结公文清单，对超期1个工作日的发送提醒通知，超期3个工作日的上报分管领导。办结后，承办部门将办理结果及原公文一并退回行政部门，收发员核对无误后标注“已办结”。

四、发文管理流程

（一）拟稿与初审

业务部门根据工作需要拟稿，内容需真实准确、贴合种植生产实际，如农资采购公文需明确品种、数量、用途及时间；语言简洁规范，格式符合公司统一标准（含标题、文号、主送单位、正文、附件等要素）。拟稿完成后，部门负责人1个工作日内完成初审，审核内容包括真实性、合规性及格式规范性，不合格需退回修改。

（二）审核与会签

初审通过的公文送行政部门审核，重点核查是否符合法律法规、与公司制度一致、文种恰当及多部门事项协调性。涉及多个部门的公文，行政部门组织会签，会签部门需在2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为同意。

（三）签发与编号

审核通过的公文由行政部门呈送领导签发：一般公文由分管领导2个工作日内签发，重大公文（如年度种植规划、大额资金使用等）由总经理3个工作日内签发。签发需签署明确意见、姓名及日期。签发后，行政部门按“年份+类别代码+序号”规则统一编号，确保文号唯一连续。

（四）校对与印制

编号后的公文由拟稿部门与行政部门双人校对，对照签发稿核查内容、格式、文号等，重要公文需三次校对。校对无误后按需求印制，保证字迹清晰、装订规范，农事紧急公文优先印制。

（五）用印与分发

印制完成后，行政