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2026年印刷公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范供应商质量问题处理流程，通过约谈机制及时沟通质量隐患、明确整改要求，防范因供应商产品质量问题影响公司生产经营与产品品质，依据《中华人民共和国产品质量法》《政府采购法实施条例》《印刷业管理条例》等法律法规，结合公司原辅料（油墨、纸张、版材等）采购及供应商管理实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于与公司建立合作关系的所有供应商（含原辅料供应商、外协加工服务商），因产品质量不合格、整改不到位、质量波动较大等情况需开展的正式约谈管理，涉及采购部门、质量部门、生产部门及供应商对接人员。

第三条核心原则

遵循“问题导向、闭环管理、预防为主”原则，实行“谁对接谁组织、谁负责谁跟进”机制，确保约谈有依据、整改有要求、结果有验证，推动供应商质量水平持续提升。

第二章职责分工

第四条采购部门职责

作为约谈牵头部门，负责识别需约谈的供应商及质量问题；拟定约谈计划（时间、地点、参与人员），通知公司内部相关部门及供应商；组织约谈会议，记录约谈内容并形成书面文件；跟进供应商整改计划落实，反馈整改验证结果。

第五条质量部门职责

提供供应商质量问题的具体证据，如检验报告、不合格品记录、质量统计数据（如月度不合格率）；参与约谈会议，分析质量问题原因，明确质量标准及整改验收要求；负责整改效果的检验与验证，出具验证报告。

第六条生产部门职责

反馈供应商产品在生产使用中的质量问题（如油墨印刷附着力差、纸张断张）；提供使用过程中的异常记录（如生产停工次数、废品率）；参与约谈会议，说明质量问题对生产的影响；配合质量部门验证整改效果。

第七条财务部门职责

根据约谈结果及整改情况，落实供应商付款管控措施（如暂停付款、降低付款比例）；参与涉及经济赔偿、扣款的约谈议题，提供财务结算相关依据。

第八条供应商职责

按通知要求参加约谈会议，如实陈述质量问题情况；分析问题原因，提交书面整改计划（明确整改措施、时间节点、责任人）；按整改计划落实改进措施，配合公司验证整改效果；反馈整改过程中的困难与建议。

第三章约谈启动条件

第九条必启动约谈的情形

同一供应商同一产品，连续2个月出现入厂检验不合格（如油墨VOCs超标、纸张定量偏差超标准），或单次不合格导致公司生产停工2小时以上。

供应商产品因质量问题引发客户投诉（如成品印刷色差超标），且经核实确属供应商责任，造成公司经济损失（含返工、退货费用）达到规定金额。

供应商未按此前约定的整改计划落实改进措施，或整改后质量问题仍重复出现（如3个月内同一问题整改2次仍不合格）。

供应商产品质量波动异常，月度不合格率较上季度平均水平上升50%以上，且无合理解释。

国家监管部门抽检中，供应商提供的产品被判定不合格，或涉及质量安全隐患（如油墨重金属超标）。

第十条可启动约谈的情形

新合作供应商首单产品出现轻微质量问题，需明确质量要求及后续供货标准。

供应商生产工艺、原材料更换可能影响产品质量，需沟通质量保障措施。

行业内出现同类产品质量风险（如纸张环保标准升级），需提醒供应商加强质量管控。

第四章约谈流程规范

第十一条约谈准备阶段

采购部门在识别需约谈情形后3个工作日内，收集质量部门、生产部门提供的证据材料（检验报告需注明不合格项目、标准要求与实际检测值；生产异常记录需注明发生时间、影响范围），整理形成《供应商质量问题汇总表》。

采购部门确定约谈形式（线下会议、视频会议），拟定约谈时间（原则上在问题识别后7个工作日内开展，紧急情况可3个工作日内启动），明确参与人员（公司方：采购、质量、生产部门负责人或专员；供应商方：质量负责人、销售负责人，必要时含技术人员）。

采购部门提前3个工作日将约谈通知（含《供应商质量问题汇总表》）通过书面或邮件形式发送给供应商及公司内部参与部门，确保各方提前了解问题及约谈议题。

第十二条约谈实施阶段

约谈会议由采购部门负责人主持，首先明确约谈目的、议题及会议流程，时长原则上不超过90分钟。

质量部门通报供应商质量问题具体情况，展示检验数据、不合格品照片等证据，说明不符合的质量标准（如引用GB/T38507-2020《油墨中可挥发性有机化合物(VOCs)含量的限值》）。

生产部门说明质量问题对生产的影响，如“2026年X月X日，因XX供应商纸张断张，导致2号印刷机停工3小时，产生废品120张，损失约XX元”。

供应商对质量问题进行说明，分析原因（如“油墨附着力差因近期原材料批次波动导致”），提出初步改进思路；双方就问题原因、整改方向充分沟通，避免争议。

质量部门明确整改验收标准（如“整改后油墨附着力测试需达到胶带测试无脱落