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会议承办合同
甲方（委托方）：
统一社会信用代码：
地址：
法定代表人：
联系方式：
乙方（承办方）：
统一社会信用代码：
地址：
法定代表人：
联系方式：
鉴于甲方拟举办[会议名称]会议，乙方具备承办此类会议的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，就乙方承办甲方会议事宜达成如下合同条款：
一、会议基本信息
1.会议名称：[具体会议名称]
2.会议时间：自[开始日期]至[结束日期]，共计[X]天。
3.会议地点：[详细地址]
4.参会人员：预计[X]人，具体人员名单由甲方在[指定日期]前提供给乙方。
二、承办服务内容
1.场地安排
乙方负责预订符合甲方要求的会议场地，包括主会场、分会场、休息区、餐饮区等，并确保场地的安全、卫生和正常使用。
根据会议议程和参会人数，合理安排座位布局，提供必要的音响、灯光、投影等设备，并进行调试和维护，保证设备在会议期间正常运行。
负责会议场地的装饰布置，包括悬挂横幅、摆放绿植、设置指示牌等，营造符合会议主题的氛围。
2.会议资料准备
根据甲方提供的资料内容，设计并制作会议资料，包括会议手册、嘉宾名片、宣传海报等。
在会议开始前，将所有会议资料准确无误地发放到参会人员手中。
3.嘉宾接待
制定详细的嘉宾接待方案，安排专人负责嘉宾的接送机（站）服务，确保嘉宾安全、准时到达会议地点。
在会议现场设置嘉宾签到处，为嘉宾提供签到、发放资料等服务，并引导嘉宾就座。
为重要嘉宾提供个性化的服务，如安排专属休息区、提供茶点等。
4.会议餐饮安排
根据甲方的预算和参会人员的饮食习惯，制定合理的餐饮方案，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇。
选择卫生、安全、信誉良好的餐饮供应商，确保餐饮质量和食品安全。
在会议期间，按时为参会人员提供餐饮服务，并根据实际情况进行调整和改进。
5.会议摄影摄像
安排专业的摄影摄像人员，对会议的全过程进行拍摄和录制，包括会议开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等重要环节。
会议结束后，及时对拍摄的照片和视频进行后期制作和剪辑，为甲方提供高质量的照片集和视频资料。
6.会议安保与医疗保障
与当地公安部门和安保公司合作，制定完善的会议安保方案，安排足够的安保人员，确保会议现场的安全和秩序。
在会议现场配备基本的医疗急救设备和药品，安排专业的医护人员，为参会人员提供必要的医疗保障服务。
7.其他服务
根据甲方的需求，提供其他相关的服务，如会议翻译、网络服务、礼品定制等。
三、双方权利与义务
（一）甲方权利与义务
1.权利
有权对乙方的承办服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。
有权要求乙方按照合同约定的标准和要求提供服务，对不符合要求的服务有权要求乙方及时整改。
有权获取会议的相关资料和信息，包括会议照片、视频、统计数据等。
2.义务
按照合同约定的时间和方式向乙方支付承办费用。
及时向乙方提供会议相关的资料和信息，包括会议主题、议程、嘉宾名单、宣传资料等，并确保所提供的资料真实、准确、完整。
积极配合乙方的工作，协助乙方解决在承办过程中遇到的问题。
遵守会议场地的相关规定和要求，不得从事违法违规活动。
（二）乙方权利与义务
1.权利
有权按照合同约定向甲方收取承办费用。
有权根据会议的实际情况，对承办服务内容和方案进行合理调整，但应提前通知甲方并征得甲方同意。
有权要求甲方提供必要的协助和支持，以确保承办服务的顺利进行。
2.义务
按照合同约定的时间、地点和标准，为甲方提供优质、高效的承办服务。
保守甲方的商业秘密和隐私，不得向任何第三方泄露甲方的相关信息。
对会议现场的安全和秩序负责，采取必要的措施确保参会人员的人身和财产安全。
及时向甲方汇报会议承办的进展情况，接受甲方的监督和检查。
四、承办费用及支付方式
1.承办费用
本次会议承办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]），具体费用明细如下：
项目
金额（元）
备注
场地租赁费用
[X]
会议资料制作费用
[X]
嘉宾接待费用
[X]
餐饮费用
[X]
摄影摄像费用
[X]
安保与医疗保障费用
[X]
其他费用
[X]
2.支付方式
本合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。
会议开始前[X]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。
会议结束后[X]个工作日内，甲方根据实际情况对承办服务进行验收，验收合格后，甲方向乙方支付剩余的承办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。
五、违约责任
1.甲方违约责任
若甲方未按照合同约定的时间和方式支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权解除合同
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