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企业采购工作流程

一、流程总则

1.1目的

规范企业采购活动（含生产物料、办公物资、设备、服务等）的全流程管理，明确各环节责任主体、操作标准与管控要求，实现“降本增效、风险可控、合规透明”的采购目标，保障企业生产经营需求。

1.2适用范围

适用于企业各部门（生产部、行政部、财务部、技术部等）的采购需求，涵盖常规采购（如月度办公物资）、紧急采购（如设备故障维修配件）、大宗采购（如年度生产原料）及服务采购（如审计、物流服务），不适用于涉密采购项目（需按专项规定执行）。

1.3核心原则

需求导向：采购活动以业务部门实际需求为起点，严禁无需求、超需求采购；

合规透明：供应商选择、价格谈判、合同签订等环节需符合国家法律法规及企业制度，关键环节留存书面记录；

性价比优先：在保证质量与交付期的前提下，通过比价、议价等方式控制采购成本；

权责分离：需求申请、采购执行、验收、付款等环节由不同部门/岗位负责，避免权责集中导致风险。

二、采购流程全环节规范

阶段一：采购需求发起与审批（责任部门：需求部门、采购部、财务部）

2.1需求提出

常规需求：需求部门根据年度/月度计划（如生产部根据生产排期、行政部根据办公消耗），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

采购标的：名称、规格型号、技术参数（如设备需标注功率、材质；物资需标注尺寸、数量）；

需求理由：与业务的关联性（如“生产车间A线月度原料补充”“行政部打印机老化更换”）；

数量与预算：预估采购数量、单价上限、总预算金额（需附预算依据，如历史采购价、市场报价）；

交付要求：交付时间、交付地点（如“生产车间仓库”“行政部办公室”）、验收标准（如“符合GB/TXXX标准”“提供厂家合格证”）。

紧急需求：因突发情况（如设备故障、生产订单加急）产生的紧急采购，需求部门需在《采购需求申请表》上标注“紧急”，说明紧急原因（如“注塑机零件损坏导致生产线停工，需48小时内到货”），并同步口头告知采购部与审批人。

2.2需求审批

审批流程：按采购预算金额分级审批，避免“一刀切”：

小额采购（如≤5000元）：需求部门负责人→采购部专员审核（确认需求合理性、是否有替代库存）；

中额采购（如5001-50000元）：需求部门负责人→采购部经理审核→财务部预算岗（确认预算可用额度）；

大额采购（如＞50000元）：需求部门负责人→采购部经理→财务部负责人→企业分管领导（如生产副总、行政副总）；

特大额采购（如＞500000元）：需经总经理办公会审议，形成书面决议。

审批要求：审批人需在3个工作日内完成审核（紧急需求1个工作日内），不同意时需注明理由（如“预算不足”“规格参数不明确”），退回需求部门修改；审核通过后，《采购需求申请表》传递至采购部，作为采购执行依据。

阶段二：供应商筛选与管理（责任部门：采购部、需求部门、质检部）

2.3供应商池建立

供应商准入：采购部通过“公开征集、行业推荐、历史合作”等渠道筛选供应商，要求供应商提供以下资质文件：

基础资质：营业执照（经营范围匹配）、税务登记证、开户许可证；

专项资质：生产型供应商需提供生产许可证、产品检测报告；服务型供应商需提供行业资质（如物流企业需《道路运输经营许可证》）；

业绩证明：近1-2年同类项目合作案例（如与其他企业的采购合同、验收报告）。

资质审核：采购部联合质检部（生产物料）、技术部（设备/服务）对资质文件真实性、有效性进行审核，审核通过的供应商录入《合格供应商名录》，并按“物料类型”（如原料、设备、办公物资）分类管理。

2.4供应商选择

比价采购（适用于小额、常规物资）：

采购部从《合格供应商名录》中选择3家及以上供应商，发送《询价函》（含采购标的、数量、交付要求、报价截止时间）；

供应商在截止时间前提交《报价单》（需盖章确认），采购部整理报价信息，填写《比价分析表》，重点对比“价格、交付期、质保期、付款条件”，选择性价比最优的供应商。

招标采购（适用于大额、复杂项目）：

采购部牵头制定《招标文件》（含技术规范、商务条款、评标标准），经需求部门、财务部审核后，通过企业官网、行业平台发布招标公告（公告期不少于3个工作日）；

开标时由“采购部+需求部门+财务部+纪检部门”组成评标小组，按“技术得分（如质量、技术匹配度）+商务得分（如价格、交付能力）”综合评分，确定中标供应商，发布中标公告并通知中标方。

单一来源采购（仅适用于特殊场景）：如“唯一供应商（专利产品）”“紧急采购且无其他替代供应商”，需求部门需提交《单一来源采购申请》，说明理由并附证明材料（如专利证书、紧急情况说明），经分管领导审批后方可执行。

阶段三：采购合同签订与执行（责任